Mitarbeiter/-in (w/m/d) Sachbearbeitung in der Personalentwicklung Uniklinik RWTH Aachen
Anzeige vom: 10.01.2025

Mitarbeiter/-in (w/m/d) Sachbearbeitung in der Personalentwicklung

Standort:
  • Aachen
Uniklinik RWTH Aachen

Zusammenfassung

  • Arbeitszeit
    Vollzeit
  • Typ
    Festanstellung
  • Qualifikationslevel
    Fachkräfte - Gesellen, Facharbeiter, Kaufleute (Tätigkeiten)

Gewünschte Fähigkeiten & Kenntnisse

MS Office
Intranet
Korrespondenz
Organisation
Personalentwicklung
Verwaltung
TYPO3
Schichtdienst
Mobile App
Finanzmanagement
Sachbearbeitung
Controlling
Kommunikation
Geschäftskorrespondenz
Büromanagement
Teamfähigkeit
Kommunikationsfähigkeit
Engagement
Strukturierte Arbeitsweise

Unsere Leistungen

Gesundheitsförderung
Sorgfältige Einarbeitung
Mitarbeiterangebote
Jahressonderzahlungen
Weiterbildungsmaßnahmen
Parkplatz
Betriebliche Altersvorsorge
Flexible Arbeitszeiten

Stellenbeschreibung

  • 300 Berufe unter einem Dach - mehr Vielfalt geht nicht

  • eine leistungsgerechte Vergütung nach den Bestimmungen des TV-L, inklusive der attraktiven Leistungen im öffentlichen Dienst (z.B. Weihnachtsgeld, tariflich vereinbarter Urlaubsanspruch)

  • eine attraktive betriebliche Altersversorgung der VBL (Versorgungs-Anstalt des Bundes und der Länder), damit Sie sich auch im Rentenalter Ihre Wünsche erfüllen können

  • neben vielfältigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten ein großes Angebot zur Gesundheitsförderung sowie das umfangreiche Programm des Hochschulsports

  • monatliche Vergünstigungen für unsere Mitarbeitenden durch unser Corporate Benefits Programm, um beim privaten Shopping sparen zu können

  • flexible Arbeitszeiten, damit Sie Berufs- und Privatleben besser vereinen können, denn Ihre Work-Life-Balance ist uns wichtig

  • attraktive Konditionen für den ÖPNV oder einen vergünstigten Parkplatz für unsere Mitarbeitenden, damit Sie einen entspannten Arbeitsweg haben

  • einen Betriebskindergarten, damit Ihre Kinder immer in Ihrer Nähe sind (Plätze nach Verfügbarkeit)

  • bei individuellem Bedarf Wohnmöglichkeiten in unserem Personalwohnheim (Plätze nach Verfügbarkeit und nach Absprache)

  • eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende, damit Sie die Uniklinik RWTH Aachen schon vor Dienstantritt kennenlernen können

  • verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants, damit Sie auch im Schichtdienst die Möglichkeit bekommen, das vielfältige Angebot wahrzunehmen



Ihre Aufgaben


  • administrative Arbeiten im Bereich der Fort- und Weiterbildungsakademie der Personalentwicklung, hierbei u.a.

  • allgemeine Sekretariatsaufgaben im Bereich der Personalentwicklung, E-Mail-Bearbeitung, Materialbestellung und -Verwaltung, Erstellung von Druckerzeugnissen

  • Terminkoordination, Kalenderpflege

  • Vertretungsregel in der Bildungsakademie obligat (Einarbeitung in fachfremde Bereiche, Urlaubsvertretung, Publikumsverkehr)

  • Organisation des Raumbelegungsmanagements in der Bildungsakademie

  • eigenständige Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen der Personalentwicklung

  • Eingabe und Pflege der Datenbanken zum Veranstaltungsmanagement und zur Qualifikationsdokumentation

  • Organisation und Pflege der Ablage

  • Bearbeitung der eingehenden Post

    Veranstaltungsmanagement im Rahmen des Fort- und Weiterbildungsprogramms:

  • Veranstaltungsanlage über SAP (bzw. über eine Schul- und Seminarmanagementsoftware)

  • Teilnehmenden-Verwaltung inkl. Controlling der Teilnehmendenzahlen für Fort- und Weiterbildungen, Anlage und Organisation externer Teilnehmender in SAP

  • Dokumentation und Verwaltung von Nachweisen über klinikinterne Fortbildungen

  • Planung und Organisation Begrüßung neuer Mitarbeitender

  • Planung und Organisation Basisschulungstag für neues ärztl. Personal

  • Eigenständige Korrespondenz und Kommunikation mit Teilnehmenden und Dozierenden (Veranstaltungsmanagement)

  • Organisation von Catering, Vor- und Nachbereitung aller Veranstaltungen

  • Veröffentlichung des Fort- und Weiterbildungsprogramms im Intranet

  • Einleitung und Umsetzung von Werbemaßnahmen

  • Einpflegen der Seminardaten in TYPO3 (Intranet), SAP und in eine spezifische Seminarmanagementsoftware

  • Planung und Organisation der Ausgabe des Fort- und Weiterbildungsprogramm

  • Erstellung von Rechnungen und Überwachung von Zahlungseingänge, Mahnwesen

  • Umbuchungen in Zusammenarbeit mit dem GB-Finanzmanagement



Ihr Profil


  • Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen oder abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement

  • mehrjährige relevante Berufserfahrung im administrativen Umfeld und Bereitschaft zur strukturierten Einarbeitung

  • sicherer und selbständiger Umgang mit den gängigen EDV-Systemen (Microsoft Office 365)

  • souveräner Umgang in der Arbeit mit SAP

  • Kommunikationsstärke in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen, Interessensvertretungen, Hierarchien und bei (Schnittstellen-)Projekten

  • Engagement und organisatorisches Geschick bei der Vorbereitung, Durchführung und Evaluation von Veranstaltungen

  • sehr ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, Umgang mit Publikumsverkehr

  • eigenständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, (Selbst-)Reflexionsfähigkeit, Teamfähigkeit

  • Englischgrundkenntnisse in Wort und Schrift



Kontakt


Bei Fragen steht Ihnen Frau Sarah Gottwald, M.A. gerne zur Verfügung: E-Mail: sgottwald@ukaachen.de Telefon: 0241 / 80 80734

Profil

Fachliche Voraussetzung

  • Beschaffung, Datenbanken, Debitorenkonto, Edv-Systeme, Finanzmangement, Intranet, Medizinische Versorgung, Microsoft Office, Office Management, Personalentwicklung, SAP Applications, Typo3, Veranstaltungsmanagement, Verwaltungstätigkeiten, Weiterbildungsprogramm, Werbeartikel

Persönliche Fähigkeiten

  • Detailgenauigkeit, Eigenmotivation, Kommunikation, Koordinierend, Serviceorientierung, Teamarbeit

Schulabschluss

  • Fachschule/Berufsausbildung

Bewerbung

    Branche:

    Gesundheitswesen / Sozialwesen

    Arbeitgeber:

    Uniklinik RWTH Aachen

    Adresse:

    Uniklinik RWTH Aachen
    Pauwelsstr 30
    52074 Aachen

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      Kommunikationsfähigkeit
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      Weiterbildungsmaßnahmen
      Beratung
      SAP HCM
      ERP-System
      Recruiting
      Freundliches Auftreten
      Teamfähigkeit
      Selbstständige Arbeitsweise
      Flexibilität
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      Selbstständige Arbeitsweise
      Leitung
      Firmenevents
      Ms Dynamics
      Entgeltabrechnung
      Weiterbildungsmaßnahmen
      Sorgfältige Arbeitsweise
      Deutsch