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300 Berufe unter einem Dach - mehr Vielfalt geht nicht
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eine leistungsgerechte Vergütung nach den Bestimmungen des TV-L, inklusive der attraktiven Leistungen im öffentlichen Dienst (z.B. Weihnachtsgeld, tariflich vereinbarter Urlaubsanspruch)
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eine attraktive betriebliche Altersversorgung der VBL (Versorgungs-Anstalt des Bundes und der Länder), damit Sie sich auch im Rentenalter Ihre Wünsche erfüllen können
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neben vielfältigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten ein großes Angebot zur Gesundheitsförderung sowie das umfangreiche Programm des Hochschulsports
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monatliche Vergünstigungen für unsere Mitarbeitenden durch unser Corporate Benefits Programm, um beim privaten Shopping sparen zu können
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flexible Arbeitszeiten, damit Sie Berufs- und Privatleben besser vereinen können, denn Ihre Work-Life-Balance ist uns wichtig
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attraktive Konditionen für den ÖPNV oder einen vergünstigten Parkplatz für unsere Mitarbeitenden, damit Sie einen entspannten Arbeitsweg haben
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einen Betriebskindergarten, damit Ihre Kinder immer in Ihrer Nähe sind (Plätze nach Verfügbarkeit)
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bei individuellem Bedarf Wohnmöglichkeiten in unserem Personalwohnheim (Plätze nach Verfügbarkeit und nach Absprache)
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eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende, damit Sie die Uniklinik RWTH Aachen schon vor Dienstantritt kennenlernen können
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verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants, damit Sie auch im Schichtdienst die Möglichkeit bekommen, das vielfältige Angebot wahrzunehmen
Ihre Aufgaben
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administrative Arbeiten im Bereich der Fort- und Weiterbildungsakademie der Personalentwicklung, hierbei u.a.
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allgemeine Sekretariatsaufgaben im Bereich der Personalentwicklung, E-Mail-Bearbeitung, Materialbestellung und -Verwaltung, Erstellung von Druckerzeugnissen
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Terminkoordination, Kalenderpflege
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Vertretungsregel in der Bildungsakademie obligat (Einarbeitung in fachfremde Bereiche, Urlaubsvertretung, Publikumsverkehr)
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Organisation des Raumbelegungsmanagements in der Bildungsakademie
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eigenständige Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen der Personalentwicklung
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Eingabe und Pflege der Datenbanken zum Veranstaltungsmanagement und zur Qualifikationsdokumentation
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Organisation und Pflege der Ablage
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Bearbeitung der eingehenden Post
Veranstaltungsmanagement im Rahmen des Fort- und Weiterbildungsprogramms:
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Veranstaltungsanlage über SAP (bzw. über eine Schul- und Seminarmanagementsoftware)
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Teilnehmenden-Verwaltung inkl. Controlling der Teilnehmendenzahlen für Fort- und Weiterbildungen, Anlage und Organisation externer Teilnehmender in SAP
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Dokumentation und Verwaltung von Nachweisen über klinikinterne Fortbildungen
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Planung und Organisation Begrüßung neuer Mitarbeitender
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Planung und Organisation Basisschulungstag für neues ärztl. Personal
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Eigenständige Korrespondenz und Kommunikation mit Teilnehmenden und Dozierenden (Veranstaltungsmanagement)
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Organisation von Catering, Vor- und Nachbereitung aller Veranstaltungen
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Veröffentlichung des Fort- und Weiterbildungsprogramms im Intranet
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Einleitung und Umsetzung von Werbemaßnahmen
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Einpflegen der Seminardaten in TYPO3 (Intranet), SAP und in eine spezifische Seminarmanagementsoftware
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Planung und Organisation der Ausgabe des Fort- und Weiterbildungsprogramm
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Erstellung von Rechnungen und Überwachung von Zahlungseingänge, Mahnwesen
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Umbuchungen in Zusammenarbeit mit dem GB-Finanzmanagement
Ihr Profil
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Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen oder abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement
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mehrjährige relevante Berufserfahrung im administrativen Umfeld und Bereitschaft zur strukturierten Einarbeitung
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sicherer und selbständiger Umgang mit den gängigen EDV-Systemen (Microsoft Office 365)
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souveräner Umgang in der Arbeit mit SAP
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Kommunikationsstärke in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen, Interessensvertretungen, Hierarchien und bei (Schnittstellen-)Projekten
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Engagement und organisatorisches Geschick bei der Vorbereitung, Durchführung und Evaluation von Veranstaltungen
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sehr ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, Umgang mit Publikumsverkehr
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eigenständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, (Selbst-)Reflexionsfähigkeit, Teamfähigkeit
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Englischgrundkenntnisse in Wort und Schrift
Kontakt
Bei Fragen steht Ihnen Frau Sarah Gottwald, M.A. gerne zur Verfügung: E-Mail: sgottwald@ukaachen.de Telefon: 0241 / 80 80734