- Sie führen allgemeine Sekretariatsaufgaben durch, unterstützen die Geschäftsführung sowie das Team und sorgen für reibungslose Arbeitsabläufe im Sekretariat
- Sie organisieren Meetings, reservieren Besprechungsräume und bereiten diese vor, inklusive Aufräumen
- Sie koordinieren Termine, Telefon- und Videokonferenzen und halten Kontakt zu Kunden, Interessenten und Lieferanten
- Sie managen den Postein- und -ausgang, den Schriftverkehr in Deutsch und Englisch
- Sie planen, buchen und organisieren weltweite Dienstreisen der Geschäftsleitung und des Teams
- Sie übernehmen Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung, pflegen die Sekretariatsablage und begrüßen sowie betreuen Gäste
- Sie beantragen Visa für Kolleg:innen, inklusive der Erstellung aller benötigten Unterlagen
- Sie sind verantwortlich für das Bestellwesen (Büro, Catering, Hygiene etc.), erstellen A1 Bescheinigungen
- Sie unterstützen die Buchhaltung, z. B. bei der Rechnungsbearbeitung
- Sie pflegen und leiten das Kassenbuch an die Buchhaltung weiter und prüfen sowie fertigen Reisekosten an
- Sie übernehmen projektspezifische Sonderaufgaben, wie die Organisation von Dokumenten bei Behörden
- Sie führen die Telefonzentrale und unterstützen im Marketing
Teamassistenz - Sekretariat / Organisation / Assistenzaufgaben (m/w/d)
InNoSol GmbH
Zusammenfassung
- ArbeitszeitVollzeit
- TypFestanstellung
- BefristungUnbefristet
Gewünschte Fähigkeiten & Kenntnisse
Sekretariat
Buchhaltung
Englisch
Marketing
Bestellwesen
Organisation
Geschäftsleitung
Deutsch
Verantwortungsvolle Arbeitsweise
Teamfähigkeit
Kommunikationsfähigkeit
Selbstständige Arbeitsweise
Strukturierte Arbeitsweise
Schnelle Auffassungsgabe
Unsere Leistungen
Flexible Arbeitszeiten
Zusätzliche Urlaubstage
Kantine
Was erwartet Sie?
Was sollten Sie mitbringen?
- Sie bringen mindestens vier Jahre Berufserfahrung mit
- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung
- Sie verfügen über organisatorisches Talent und sind teamorientiert und kommunikativ
- Sie arbeiten selbstständig und strukturiert, haben eine schnelle Auffassungsgabe und sind bereit, auch Ad-Hoc-Aufgaben zu übernehmen
- Sie haben einen sicheren Umgang mit Office-Anwendungen (insbesondere Excel, Word, Outlook)
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
- SprachkenntnisseDeutsch, Englisch, Russisch, Französisch
- BerufserfahrungMehrjährige Berufserfahrung
Was bieten wir Ihnen?
- Ein teamorientiertes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
- Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitmodell mit einer Kernarbeitszeit)
- Eine faire Vergütung
- Bürogelände mit Kantine
- Getränke-Flatrate (Wasser, Kaffee, Tee)
- Aussicht auf eine langfristige Zusammenarbeit
- 30 Urlaubstage bei 40h die Woche
InNoSol GmbH
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