Sekretär*in im Seniorenpflegeheim

In unseren Seniorenpflegeheimen wird der Grundsatz der ganzheitlichen aktivierenden Pflege und Betreuung verwirklicht. Im Mittelpunkt dieser Arbeit steht der Auftrag christlicher Lebensbegleitung. Was Sie erwarten dürfen

• Eine anspruchsvolle Aufgabe mit einem hohen Maß an Eigenständigkeit
• Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in angenehmer Atmosphäre und einem freundlichen und dynamischen Team
• Strukturierte und individuelle Einarbeitung
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine leistungsgerechte Vergütung nach den Richtlinien für Arbeitsverträge in den Einrichtungen des Deutschen Caritasverbandes (AVR-C)
• Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf (KidsMobil)

Was Sie mitbringen:

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung: Idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat, bevorzugt im Gesundheitswesen oder in einer sozialen Einrichtung
• EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
• Kommunikationsfähigkeit: Freundliches und sicheres Auftreten im Umgang mit Bewohner*innen, Angehörigen und Mitarbeitenden
• Organisationstalent: Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit: Hohe soziale Kompetenz und Freude an der Zusammenarbeit mit einem interdisziplinären Team
• Diskretion: Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Stressresistenz: Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld Ihre Kernaufgaben
• Freundlicher Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Angehörigen und externen Dienstleistern
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie Bearbeitung von E-Mails
• Terminorganisation für die Heimleitung und das Pflegepersonal
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Korrespondenz, Ablage und Dokumentenverwaltung
• Vorbereitung und Bearbeitung von Besprechungsunterlagen
• Verwaltung von internen und externen Terminen sowie Planung von Besprechungen
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und Abwicklung von Zahlungen
• Vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung, z. B. Belege sortieren und dokumentieren
• Verwaltung und Pflege der Akten der Bewohner*innen, inklusive Erfassung und Verwaltung der Daten
• Sicherstellung der Datenschutzrichtlinien im Umgang mit sensiblen Informationen
• Schnittstellenfunktion zwischen Pflegepersonal, Heimleitung und Angehörigen
• Organisation von Veranstaltungen und internen Besprechungen
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Hauses
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Unterstützung bei der Beschaffung von Pflegehilfsmitteln