Sekretä

Aufgabenprofil:

• Unterstützung des Standortleiters im Hinblick auf die Organisation und Verwaltung des Terminkalenders sowie der Organisation von Reisen und Abrechnungen sowie Unterstützung des Teams bei der Reisebuchung-/Vorbereitung und -Abrechnung
• Organisation und Überwachung von Postdurchlauf und Terminen, das Einholen von Unterschriften, das Führen und Organisieren der Büroablage, das Verwalten und Bestellen von Büromaterial und die Betreuung von Besuchern
• Das Führen und Organisieren der Büroablage beinhaltet auch die Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme sowie die Klassifizierung der Dokumente
• Die Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorgesetzten bzw. das Team umfasst das Schreiben von Korrespondenz ggf. auch auf Englisch
• Darüber hinaus ist die Abwicklung der sekretariatstypischen Kommunikation wie z.B. Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen, durchzuführen
• Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen ( wie z.B.: Besprechungen, Sitzungen, Workshops)
• Inhaltliche Mitarbeit bei diversen, fachspezifischen Themen wie z.B. Aufbereitung von Statistiken, Unterlagen für Vorträge, Geschäftstermine, Planungen (z.B. Projekte, Budget), sowie die Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen nach Stichworten für die ggf. fehlende Informationen einzuholen sind
• Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen von internen und externen Stellen

Persönliche Anforderungen:

• Eigenständigkeit
• strukturierte und organisierte Arbeitsweise
• gute Kommunikationseigenschaften
• hohes Verantwortungsbewusstsein sowie freundlicher Umgang mit Ansprechpartnern (Führungskräfte, Team, Kunden, Partners) ist erforderlich

Berufsausbildung:

• Kaufmann/-frau für Bürokommunikation mind. Berufsausbildung mit langj. Berufserfahrung oder
• kaufmännische Ausbildung mind. Berufsausbildung mit langj. Berufserfahrung

Berufserfahrung:

• Assistenz mind. über 3 Jahre
• IT / Informationssysteme mind. über 3 Jahre
• Sekretariat/Assistenz mind. über 3 Jahre
• Technischer Sachbearbeiter mind. über 3 Jahre 3 bis 5 Jahre
• erufserfahrung im kaufmännischen Bereich

Sprachkenntnisse:

• Deutsch mind. verhandlungssicher
• Englisch mind. fortgeschritten

Das bieten wir Ihnen:

• unbefristeten Arbeitsvertrag
• Flexible Arbeitszeiten durch ein persönliches Gleitzeitkonto
• Durchgehende persönliche Betreuung durch Ihren Ansprechpartner
• Fahrtkostenzuschuss (Deutschlandticket)
• betriebliche Altersvorsorge
• Prämienzahlung durch Mitarbeiter werben Mitarbeiter