Digitales Onboarding – Neue Mitarbeiter virtuell einarbeiten

Punkten Sie mit einem funktionierenden digitalen Onboarding: Wenn die Corona-Krise vorbei ist, haben Sie keine Zeit verloren und Ihre Mitarbeiter sind bereits eingearbeitet. Mit einem virtuellen Einarbeitungsprozess können Sie neue Mitarbeiter trotz der aktuellen Umstände bestens in Ihr Unternehmen und dessen Aufgaben einarbeiten.

Home Office: Frau telefoniert und sitzt am Schreibtisch mit mehreren Bildschirmen
© escapejaja/AdobeStock

In aller Kürze

  • Kommunikation ist beim digitalen Onboarding das A und O
  • Die technische Ausrüstung sollte von Anfang an funktionieren
  • Übertragen Sie die Offline-Dynamik Ihres Teams in die digitale Welt
  • Finden Sie die für Sie passenden Onboarding-Tools und Video-Chat-Software

Einarbeitung trotz räumlicher Distanz

In Kürze fängt ein neuer Mitarbeiter bei Ihnen an, doch aufgrund der aktuellen Lage können sie diesen nur digital einarbeiten? Lassen Sie sich dadurch nicht verunsichern. Es gibt viele Onboarding-Mittel und Tools, die Ihnen helfen, die Einarbeitung Ihres neuen Mitarbeiters, auch vom Home Office aus, gut und sicher über die Bühne zu bringen.

Sicherheitsgefühl geben

Wenn Ihre neue Mitarbeiterin die ersten Tage im Home oder Mobile Office verbringt, ist eines ganz wichtig: Vermitteln Sie ein Gefühl von Sicherheit und Kontrolle. Neu-Angestellte sollten sich trotz der aktuellen Lage und der räumlichen Distanz wohl- und willkommen geheißen fühlen.

Intensive Begleitung und Kommunikation

Gerade in Krisenzeiten, wenn die Zusammenarbeit im Büro nicht möglich ist, ist folgendes wichtig: Die Offline-Dynamik die sonst in Ihrem Team oder in der Firma herrscht, soll auch in der digitalen Welt stattfinden. Die Neustarter sollen von Anfang an intensiv begleitet werden und trotz der ungewohnten Einarbeitungsphase dank der technischen Hilfsmittel Prozesse und Kollegen problemlos kennenlernen.

5 Tipps für ein virtuelles Onboarding

Technik

Ihr Mitarbeiter sollte ab dem ersten Tag mit allen nötigen Materialien, Geräten und einem VPN-Zugang ausgestattet sein. Ein kleines Willkommens-Paket inkl. einem netten Begrüßungsschreiben und kleinen Give-Aways wäre ein gelungener Start.

Onboarding-Plan

Erstellen Sie einen Ablaufplan mittels Remote Tools für Prozesse sowie via virtuellen Meetings, in denen Sie die verschiedenen Teams und Abteilungen vorstellen.

Kommunikation

Kommunizieren Sie klar und regelmäßig mit den neuen Mitarbeitern, damit sich diese nicht alleine gelassen fühlen. Holen Sie diese zu allen Themen ab. Die Teilnahme an virtuellen Team-Meetings gehört auch dazu. So kann sich die neue Mitarbeiterin direkt einbringen.

Team-Gefühl

Planen Sie einen Lunch über einen Videochat oder vernetzen sie die Onboardees untereinander. So entstehen trotz räumlicher Distanz neue soziale Kontakte.

Paten-System

Erfahrene Mitarbeiter sollen wie bei der Einarbeitung im Büro dem neuen Kollegen bei Fragen zur Seite stehen und in engem Kontakt mit dem Onboardee sein. Das funktioniert gut über einen Videochat, wo sich beide über Fachliches und Alltägliches austauschen können.

Tipps aus der Praxis

Sie haben interessante BewerberInnen gefunden und das digitale Onboarding steht bevor? Wir haben unseren Kolleginnen und Kollegen der Abteilung People and Culture ein paar Fragen dazu gestellt:

Frage: Habt ihr bestimmte Tools oder Programme, die ihr für das digitale Onboarding oder für das digitale Bewerbungsgespräch empfiehlt?

Antwort: Sowohl für das digitale Bewerbungsgespräch, als auch für das digital Onboarding nutzen wir momentan die Tools Hangsout Meet von Google und Zoom. Bei beiden Tools ist die einfache Handhabung gewährleistet. Das Schöne ist, dass man verschiedene Teammitglieder einladen und auch seinen Bildschirm mit dem Kandidaten oder Neustarter teilen kann.

Frage: Wie viele Themen der eigentlichen Welcome Days sollten beim digitalen Onboarding aufgenommen werden?

Antwort: Wir versuchen möglichst die gleichen Inhalte unserer sonst 2-tägigen Welcome Days abzubilden. Momentan sind wir noch dabei, ein neues Format in digitaler Form zu finalisieren.
Erste Ideen sind einzelne Websessions mit einem Präsenzbereich über einen Zeitraum von 2 Wochen. So können die neuen Angestellten durch die verschiedenen Sessions das Unternehmen und die Aufgaben kennenlernen.

Frage: Könnten sich neue Angestellte zu sehr beobachtet fühlen, wenn sie anfangs ständig im Videochat sind? Wie findet man da eine Balance?

Antwort: In der “klassischen” Einarbeitungszeit im Büro finden viele Abstimmungstermine und Rücksprachen statt – diese bilden wir virtuell, über Videokonferenzen, ab.
Die neuen Kollegen haben im Gegensatz zu normalen Telefongesprächen über die Videotelefonie die Chance, sich noch besser zu verbinden und zu vernetzen. Sie sollen die Möglichkeit nutzen, sich aktiv mit den neuen Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, um ein Gefühl der Teilhabe zu entwickeln.

Frage: Glaubt ihr, dass sich Onboarding-Apps in Zukunft als hilfreiches Tool beim Onboarding durchsetzen können?

Antwort: Onboarding-Apps sind durchaus ein bereicherndes Tool. Gleichzeitig glauben wir nach wie vor, dass das persönliche Onboarding sehr wertvoll ist. Allein die Möglichkeit, Arbeitsatmosphäre zu schnuppern, neue Kollegen kennenzulernen sind wichtige Aspekte, die man nicht außen vor lassen sollte.


Nützliche Onboarding-Tools

Die digitale Welt ist aktuell beanspruchter denn je. Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools, damit das Onboarding auf digitaler Ebene erfolgreich funktionieren kann. Verschiedene Software-Lösungen wie Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, einen gut strukturierten Einarbeitungsplan für die neuen Mitarbeiter zu erstellen. Für die Kommunikation vom Home Office aus sind außerdem Meetings in Form von Video-Chats und Video-Calls unvermeidbar.

Setzen Sie die oberen Tipps für das digitale Onboarding um und planen sie verschiedene Video-Chats, vielleicht aber auch E-Learning-Angebote, Dokumentationen oder Webinare für die neuen Mitarbeiter, damit sich diese auch von zu Hause aus genauso gut eingearbeitet werden wie sonst persönlich. Sie können über einen Team-Chat den neuen Mitarbeiter in der Abteilung begrüßen oder eine größere Live-Konferenz mit mehreren Abteilungen veranstalten, damit die neuen Kolleginnen das Unternehmen und die neuen Gesichter kennenlernen können.

Gut zu wissen

Video-Chat-Programme wie Google Hangouts, Skype for Business oder Microsoft Teams sind die Basis für einen guten Austausch. Aufgrund der aktuellen Situation bieten viele Anbieter ihre Tools komplett kostenlos oder für mehrere Monate kostenlos an. Testen Sie diese und wählen Sie das für sich passende.

Genauere Informationen zu den einzelnen Video-Chat-Programmen erhalten Sie auf unserer Seite zum Thema "Digitales Vorstellungsgespräch".

Onboarding-Apps

Ganz aktuell: Onboarding-Apps. Das neue Personal erhält vor Beginn der Welcome Days Zugriff auf eine App auf ihrem Smartphone oder Laptop und werden digital in das Unternehmen eingeführt. Die Firmenkultur, das Kennenlernen der Abteilungen sowie die Aufgaben und Prozesse können über diese App gesteuert werden.

So eine App muss nicht nur für die Onboarding-Tage der neuen Mitarbeiter angeschafft werden. Diese App kann auch eine Firmen-App sein, die alle Mitarbeiterinnen nutzen können. Wenn Sie Ihr Unternehmen digital weiterentwickeln können, so wäre eine Firmen-App ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung.

Zielgruppe im Auge behalten

Sollten Sie eine App benutzen, denke sie an Ihre Zielgruppe – an Ihre neuen Angestellten. Alter und Zugang zur digitalen Welt kann da unterschiedlich sein. Die App sollte somit für jeden verständlich sein.

Vorteile der App

  • Flexibiltät: Die App kann jederzeit und von überall aufgerufen werden.
  • Interaktion: Wenn eine Feedbackfunktion Teil der App ist, kann dort auch ein Austausch stattfinden.
  • Integration: Aufgaben können in die App integriert und die App kann den Arbeitsablauf unterstützen.
  • Spaßfaktor: Diese digitale Lösung ist eine Art Erlebnis für den Mitarbeiter und wird sicherlich häufiger genutzt als andere Lösungen.
  • Employer Branding: Ihr Unternehmen wird dadurch noch digitaler.
  • Wissensvermittlung: Alle Informationen sind kompakt und zentral verfügbar.
  • Multimedialität: Bilder, Videos und Skripte können über ein Programm miteinander verbunden werden.

Richtlinien und Organisation

Vergessen Sie nicht, die neuen Angestellten auch im Home Office über die allgemeinen Richtlinien und organisatorischen Themen zu informieren. Sprechen Sie mit Ihnen über die regulären Arbeitszeiten, über Pausen- und Ruhezeiten und weitere Absprachen, die dann im Digitalen getroffen werden müssen. Wichtig sind auch hier Feedback- und Mitarbeitergespräche. Vielleicht sollten Sie anfangs noch regelmäßiger als sonst einen Austausch einplanen, damit sich Neu-Beschäftigte abgeholt fühlen und alle Fragen und Unsicherheiten klären können.