Assistenz/Sekretariat (w/m/d) der Dezernentin

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 30.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

Bei der Universitätsverwaltung im Dezernat Studium und Lehre ist folgende Stelle in Vollzeit zu besetzen

Ihre Aufgaben

• Professionelle deutsch- und englischsprachige Kommunikation in Wort und Schrift

• Office-Management: Organisations- und Managementaufgaben, die in einem Sekretariat anfallen

• Terminmanagement für die Termine der Dezernentin inkl. Vor- und Nachbereitung der Besprechungen

• Kommunikation, z. B. mit Studierenden, Mitarbeiter innen, Instituten und externen Stellen

• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial

• Selbstständige Bearbeitung von Rechnungen in der E-Rechnung

• Planungsaufgaben, z. B. Tagungen, Dienstreisen

• Themenspezifische Unterstützung: Recherchetätigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Protokollführung in Besprechungen

• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, z. B. Konferenzen oder Workshops

Ihr Profil

• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit

• Erfahrung in Verwaltung

• Selbständiges Arbeiten wird erwartet

• Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch

• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Programme und Bereitschaft zur Einarbeitung in Software für die o. g. Verwaltungs- und Koordinationsaufgaben

• Organisations- und Planungsstärke

• Zuverlässigkeit und Belastbarkeit

• Repräsentatives und freundliches Auftreten

Wir bieten Ihnen

• Einen vielseitigen und ansprechenden Arbeitsplatz in einem kollegialen Umfeld

• Eine fundierte Einarbeitung

• Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes

• Ein vielfältiges universitäres Angebot wie ein bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung

Kontakt

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.