Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine Bürofachkraft (m/w/d), die Freude an selbstständigem Arbeiten in einem bewegten und engagierten Arbeitsumfeld hat und mit Organisationstalent und Engagement überzeugt.
Arbeitsort: Großraum Freiburg und Home Office
Arbeitszeit: Vollzeit/Teilzeit nach Absprache
Als Office Management sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres Teams. Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der täglichen Büroverwaltung sowie in der Koordination und Unterstützung unserer internen und externen Kommunikations- und Verwaltungsprozesse.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten:
Finanzen & Controlling / Projekt- und Prozessmanagement:
- Automatisierung des Rechnungswesens und der Monatsabschlüsse durch Integration moderner Finanzsoftware, Buchungsportale etc.
- Abrechnung mit externen Dienstleistern und Rechnungsstellung an Kunden. Anlegen und Pflegen von Projekten in Datenbanken zur Überwachung von Projektfortschritten und Budgets.
- Einsatz zeitgemäßer Projektmanagement-Tools zur Gewährleistung einer klaren und transparenten Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten.
- Schnittstelle zum Steuerbüro
Kundenbetreuung und Kommunikation:
- Erste Ansprechperson für Anfragen per Telefon und E-Mail.
- Koordination, Erstellung und Verfolgung kaufmännischer Angebote
- Unterstützung in der Erstellung aussagekräftiger, visuell ansprechender PowerPoint-Präsentationen zur Angebotsdarstellung, die den Bedürfnissen und Erwartungen der Kund*innen entsprechen
Büroorganisation und -verwaltung:
- Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs aller administrativen und organisatorischen Tätigkeiten im Büro
- Datenbank- und Terminpflege
- Bestellung und Verwaltung von Büro- und Moderationsmaterialien
Veranstaltungsmanagement:
- Management von Anmeldungen und Teilnehmer*innen bei internen Ausbildungsprogrammen, einschließlich Zahlungsabwicklung und Zertifikatausstellung.
- Suche und Buchung von geeigneten Räumen und Veranstaltungslocations
Anforderungen und Qualifikationen:
Ausbildung: Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung oder Office Management.
Berufserfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Office-Management.
IT-Kenntnisse:
- Sehr gute IT-Skills und hohe Affinität für die Arbeit mit zeitgemäßen IT-Anwendungen sowie sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint), Kenntnisse in ERP-Systemen (z.B. SAP, DATEV) und Erfahrung mit Kundenmanagement
Organisationsfähigkeit:
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
Kommunikationsfähigkeit:
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten und Freude an der Kommunikation mit diversen Stakeholdern
Flexibilität und Teamfähigkeit:
- Hohe Einsatzbereitschaft und die Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team zu arbeiten.
Sprachkenntnisse:
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.
Wir bieten:
Arbeitsumfeld: Die Arbeit bei MAICONSULTING ist durch eine Vielfalt von Projekten in verschiedenen Branchen und Themenbereichen geprägt. Eine offene Kommunikationskultur mit flachen Hierarchien ist uns wichtig. Dies ermöglicht allen Mitarbeitenden ihre Ideen zu teilen und sich aktiv in die Gestaltung der Organisation einzubringen. Die Meinungen und Anregungen aller Teammitglieder werden geschätzt.
Das Unternehmen unterstützt flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit, um die Work-Life-Balance seiner Mitarbeitenden zu fördern. Gerade in der Beratungsbranche kann die Arbeitsbelastung phasenweise hoch sein, jedoch legt MAICONSULTING großen Wert auf eine gesunde Balance zwischen Beruf und Privatleben.
Weiterbildungsmöglichkeiten: Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung und Teilnahme an Schulungen.
Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice.
Leistungen: Attraktives Gehalt, betriebliche Altersvorsorge, sowie weitere Mitarbeiterbenefits.
Bewerbung:
Wenn Sie Interesse haben, Teil unseres Teams zu werden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) inkl. Ihrer Gehaltsvorstellungen per E-Mail an: esther.ruh@maiconsulting.de
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