Büroleitung der Bürgermeisterin (m/w/d)
in Vollzeit aus. Die Stelle ist für zwei Jahre befristet mit der Option auf Entfristung.
Ihre Aufgabenschwerpunkte:
- Empfang von Gästen des Bürgermeisters
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Serviceleistungen
- Erster Kontakt für Anliegen an den Bürgermeister für Bürger, Unternehmer und Mitarbeiter
- Koordination der Termine des Bürgermeisters
- Vor- und Nachbereitung von Terminen, Arbeitsbesprechungen oder Sitzungen des Bürgermeisters
- Protokolldienst (Aufnahme und Erstellen von Protokollen) auch in abendlichen Sitzungen
- Management der Büroorganisation für den Bereich Bürgermeister und Organisation des Vorzimmers
- Erledigung von Korrespondenz nach Diktat oder Stichworten, Formulieren von Schrift- und E-Mail-Verkehr, Serienbriefe
- Bearbeitung und Weiterleitung des Posteinganges bzw. Postausganges
- Aufgabenüberwachung und Wiedervorlagen für den Bürgermeister
- Unterstützung und Entlastung des Bürgermeisters von allgemeiner Büro- und Routinearbeit (Zusammenstellung von Unterlagen, Unterschriftsdurchläufe, Druckaufträge etc.)
- Aufbereitung und Weitergabe dienstlicher Informationen an die jeweilig zuständigen Empfänger, Nutzung der aktuellsten Bürokommunikationsmedien
- Schriftgutverwaltung und Ablage im Bereich Bürgermeister
- Erstellung und Veröffentlichung von Pressemitteilungen
- Pflege der Web-Seite der Stadt Genthin - Bereich Bürgermeister
- Erteilen von Auskünften an Bürger
- Unterstützung der Ratsarbeit bei Belastungsspitzen und Abwesenheitsvertretung (Anwendung: Session)
- Unterstützung bei Belastungsspitzen während der Wahlen
Wir bieten Ihnen:
- einen abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
- eine leistungsgerechte Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-V) mit allen üblichen Sozialleistungen (betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung)
- eine kollegiale und freundliche Atmosphäre in einem engagierten Team
- regelmäßige Möglichkeiten zur kontinuierlichen fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
Ihr Profil:
Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit mit fundierten und praxiserprobten Kenntnissen in der Verwaltung, die neben einem sicheren Auftreten, Teamfähigkeit und Belastbarkeit durch Flexibilität und Kreativität überzeugt und sich für die Belange der Einheitsgemeinde Stadt Genthin einsetzt.
Folgende Anforderungen müssen Sie erfüllen:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, als Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellter oder als Notarfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation (wie abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I) bei mehrjähriger Berufserfahrung
Folgende Anforderungen sind besonders wichtig:
- Loyalität, Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
- schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, mitzudenken
- sehr gute Arbeitsorganisation, Selbstständigkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
- sehr gute Deutschkenntnisse hinsichtlich Grammatik und Orthographie
- stilsicheres und professionelles Auftreten sowie souveräner Umgang mit Bürgern und Beschäftigten
- zeitliche Flexibilität
- hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Durchsetzungsvermögen
- hohes Maß an Einsatzbereitschaft, Verhandlungsgeschick, Organisationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
- sicheres und freundliches Auftreten
Die Erfüllung folgender Anforderungen ist wünschenswert:
- Berufserfahrung im Bereich Assistenz und Sekretariat des Bürgermeisters
- sehr gute PC-Kenntnisse (insbesondere MS Office)
- Erfahrung mit der Anwendung Session
- Kenntnisse in der Kommunal- und allgemeinen Verwaltungsarbeit
Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls bevorzugt berücksichtigt. Zur angemessenen Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bitten wir, einen Nachweis über die Schwerbehinderung/ Gleich-stellung den Bewerbungsunterlagen beizufügen.
Die Einstellung erfolgt im Beschäftigungsverhältnis nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-V VKA) in Entgeltgruppe E 7.
Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (insbesondere lückenloser tabellarischer Lebenslauf, Nachweise der Bildungs- und Berufsabschlüsse sowie Beurteilungen oder Arbeitszeugnisse) bevorzugt per E-Mail bis zum 10. Januar 2025 an
Stadtverwaltung Genthin
Der Bürgermeister
Marktplatz 3
39307 Genthin
E-Mail: stadtverwaltung@stadt-genthin.de
Reise-/Bewerbungskosten und andere Aufwendungen werden nicht erstattet. Bewerbungsunterlagen werden nur zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Andernfalls werden die Unterlagen der nicht berücksichtigten Personen 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens vernichtet. Gesonderte Eingangsbestätigungen werden nicht ausgefertigt.
Ihr Ansprechpartner für Rückfragen ist Frau Aue und erreichbar unter: 03933/876-216
Informationen über die Einheitsgemeinde Stadt Genthin finden Sie im Internet unter [www.stadt-genthin.de](http://www.stadt-genthin.de).
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