Beschäftigte*r (w/m/d) in der Abteilung Service & Kommunikation

Als die zentrale IT-Einrichtung der RWTH Aachen University steht das IT Center seit über 60 Jahren für Qualität in verschiedensten Bereichen. Das IT Center unterstützt die Lehr- und Forschungsaufgaben und zentralen Prozesse der Hochschule und erbringt Basisdienste und individuelle Dienstleistungen für die Hochschuleinrichtungen., Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben. Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Ihre Aufgaben

Die Abteilung "Service & Kommunikation" des IT Centers der RWTH Aachen verantwortet unter anderem die zentrale Anlaufstelle (Single Point of Contact: SPOC) für alle Anfragen zu den eigenen und kooperativ erbrachten Services des IT Centers und erbringt deren Beratung und Support. Zusammen mit den anderen Gruppen der Abteilung "Service & Kommunikation" wird an der stetigen Verbesserung der Kommunikations-, Beratungs- und Supportprozesse der einzelnen Services gearbeitet.

Ihre Aufgaben innerhalb der Abteilung "Service & Kommunikation" in der Gruppe "Wissensmanagement und Prozesse" umfassen:

• Sie unterstützen bei der Erstellung von internen und externen Dokumentationen für unsere Mitarbeitenden und Nutzer*innen in Deutsch und Englisch und machen komplexe Sachverhalte leicht verständlich.

• Sie unterstützen das Team bei der Erstellung von Dokumentationsmaterialien, um das IT Center bestmöglich zu präsentieren.

• Sie unterstützen und treiben den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Bereich Wissensmanagement mit voran.

• Sie unterstützen die abteilungsinterne Organisation sowie das Prozess- und Qualitätsmanagement.

• Sie stehen im 1st-Level-Support im direkten Kontakt mit unseren Kundinnen: ob es darum geht, Anfragen entgegenzunehmen, sie zu bearbeiten oder an die entsprechenden Fachabteilungen weiterzuleiten - Sie sorgen für eine schnelle und korrekte Bearbeitung, um unseren Kundinnen den besten Service zu bieten.

  Mit Ihrem Engagement tragen Sie maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unserer Services bei und stellen sicher, dass unsere Kund*innen stets bestens betreut werden.

  Die Abteilung "Service & Kommunikation" verfügt über ein nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, welches zur Sicherung und Optimierung aller abteilungsrelevanten Prozesse eingesetzt wird. Im Zuge dessen wurde ein umfangreiches Einarbeitungskonzept entwickelt, über welches Sie schrittweise in Ihre neuen Aufgabenbereiche eingearbeitet werden. Nach dem Abschluss der Einarbeitung sind Sie bereit, Ihre über 50 Kolleginnen in der Beratung und in der Kommunikation mit unseren Kundinnen per Telefon, Chat und E-Mail (mit einem festgelegten Zeitkontingent) zu unterstützen.

  Die Arbeitszeiten erfolgen in einem festen Zwei-Schichtsystem. Darüber hinaus wird Ihre persönliche Weiterentwicklung durch die Teilnahme an diversen Fortbildungsmöglichkeiten gefördert.

Ihr Profil

Sie sind motiviert unser Team zu verstärken und sorgen unter anderem dafür, dass die Anliegen unsere Kundinnen serviceorientiert gelöst werden. Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Technik und/oder Kommunikation (z.B. IT-Systemkaufmannfrau, Kaufmannfrau für Dialogmarketing oder Kaufmannfrau für Büromanagement). Erste Erfahrungen im Prozess-, Qualitäts- und Wissensmanagement sind von Vorteil. Des Weiteren haben Sie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Weiterhin sind Sie:

• strukturiert, organisiert und zuverlässig.

• Teamplayer, der/die gerne bei der Erstellung von Dokumentationen und Schulungsmaterialien mitarbeitet und Schulungen organisiert.

• erfahren in der Prozessoptimierung und haben IT-Kenntnisse.

• vertraut mit modernen Tools für das Prozess- und Wissensmanagement.

• erfahren im Kund*innenservice und in der -beratung.

• Kommunikativ, serviceorientiert und transparent in Ihrer Arbeitsweise.

Wir bieten Ihnen

Digitalisierung, Cloud, Security und die dazugehörige IT-Infrastruktur - tagtäglich begegnen uns diese Begriffe in den Medien. Im IT Center sind Sie ganz nah dran an diesen Entwicklungen und können in diesen Bereichen auch etwas bewegen. Wir arbeiten mit den aktuellsten Technologien und sind damit ein erfolgreicher IT-Dienstleister. Der Erfolg des IT Centers basiert dabei nur bedingt auf den neuesten Technologien oder den schnellsten Rechnern, sondern in erster Linie auf den Mitarbeitenden, die sich mit großem Engagement für das IT Center einsetzen und neben großem Fachwissen gemeinsam mit den Führungskräften für eine sehr gute Arbeitsatmosphäre sorgen., Im IT Center erwarten Sie abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem motivierten, aufgeschlossenen und leistungsbereiten Team mit einer wertschätzenden Umgangskultur.