Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine traditionsreiche und forschungsstarke Universität im Zentrum Deutschlands. Als Volluniversität verfügt sie über ein breites Fächerspektrum. Ihre Spitzen-forschung bündelt sie in den Profillinien Light - Life - Liberty. Sie ist eng vernetzt mit außeruniversi-tären Forschungseinrichtungen, forschenden Unternehmen und namhaften Kultureinrichtungen. Mit rund 18.000 Studierenden und mehr als 8.600 Beschäftigten prägt die Universität maßgeblich den Charakter Jenas als weltoffene und zukunftsorientierte Stadt.
Ihre Aufgaben
-
Sie entlasten die Institutsleitung und die Projektleiter:innen von Organisationsaufgaben und Aufgaben des Projektcontrollings (u. a. Finanz- und Sachmittelverwaltung wie Bewirtschaftung von Drittmittel- und Haushaltskonten, Überwachung der Mittelbestände, Auslösen von Bestellungen, Bearbeitung von Rechnungen, Reklamationen)
-
Sie unterstützen bei der internen und externen Projektdokumentation (u. a. Koordination von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen)
-
Die Koordination von Personalangelegenheiten gehört zu Ihren Arbeitsaufgaben (u. a. Bearbeitung von Einstell- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Unterstützung von internationalen Mitarbeitern bei der Klärung von Einreisemodalitäten)
-
Empfang von (inter-)nationalen Forschenden und Gästen auch in englischer Sprache
-
Sie steuern und stimmen interne und externe Kommunikation ab
-
Teilweise selbstständige Schreibarbeiten und Korrespondenzen
-
Verwaltungstechnische Organisation des Arbeitsbereiches
Ihr Profil
-
Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
-
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
-
Hohe Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit, sowie soziale Kompetenz
-
Selbstständige, proaktive, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
-
Fundierte Kenntnisse auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
-
Souveräne Anwendungskenntnisse der einschlägigen marktüblichen Office-Programme (insbesondere Excel)
-
Fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im nationalen und internationalen Bestellwesen gemäß den gültigen Vergaberichtlinien sind wünschenswert, können aber auch im Rahmen der Tätigkeit erlernt werden
Wir bieten Ihnen
in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) befristet bis zum 31.03.2026 zu besetzen.,
-
Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 9a inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung (falls zutreffend!)
-
eigenverantwortliches Arbeiten bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens mit abwechslungsreichen Tätigkeitsfeldern
-
Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
-
Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm
-
30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12
Die Einstellung erfolgt befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung.
Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Kontakt
Friedrich-Schiller-Universität Jena
Fürstengraben 1 07743 Jena