Bürofachkraft in der Personalregistratur (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Das Dezernat Personal ist mit den Bereichen der Abteilungen 5.1 und 5.2 verantwortlich für die Personaladministration der Mitarbeiter innen der Universität Heidelberg, von der Einstellung oder Ernennung über eine mögliche Beurlaubung oder Freistellung bis hin zur Beendigung der Tätigkeit. Die Abteilungen verstehen sich als interne Dienstleisterinnen und nehmen dabei neben der beratenden Funktion bei personal- und dienstrechtlichen Fragestellungen für Beschäftige und Beamt innen auch Aufgaben im Rahmen des Reisemanagements sowie in der administrativen Begleitung der Berufungsverfahren wahr.,

• Mitarbeit bei der Erledigung aller in der Personalregistratur anfallenden Aufgaben der Aktenverwaltung unter Beachtung der personal- und datenschutzrechtlichen Vorgaben; die Aktenverwaltung erfolgt derzeit noch in Form von papierbasierten Akten, die Umstellung auf eine digitale Aktenführung ist in Planung

• Überwachung von Fristen sowie die selbständige Kommunikation - telefonisch und schriftlich / per Mail - mit verschiedenen Ansprechpartner innen innerhalb und außerhalb der Universität

Ihr Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im administrativen Bereich, idealerweise mit Erfahrung in der Aktenverwaltung bzw. in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld oder Berufserfahrung im öffentlichen Dienst

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Daten

• Guter Umgang mit dem PC (MS-Office, insbesondere Outlook, Word und Excel)

• Erfahrung im Umgang mit digitaler Aktenverwaltung ist von Vorteil

• Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit bei der Umstellung und dem künftigen Einsatz der digitalen Aktenführung

• Die Fähigkeit zur Ausübung von körperlich belastender Arbeit (stehende und sitzende Tätigkeit, Aktentransport)

• Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit

Wir bieten Ihnen

• Einen interessanten und abwechslungsreichen Aufgabenbereich

• Ein leistungsgerechtes Entgelt nach den tariflichen Bedingungen (Entgeltgruppe 5 TV-L)

• Flexible Arbeitsgestaltung im Rahmen der geltenden Gleitzeitordnung

• Möglichkeiten zur Weiterbildung

Kontakt

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) bis zum 26.01.2025 per E-Mail an 51-52sekr@zuv.uni-heidelberg.de, Stichwort "Personalregistratur", senden. Rückfragen können Sie gerne an das Sekretariat (Tel. 06221/54-12511) richten.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.