Zur Verstärkung im **Kommunalen Integrationszentrum** suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, als
**Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)**
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in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden.
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**Was erwartet Sie?**
Die Kreisverwaltung Herford ist ein modernes öffentliches Dienstleistungsunternehmen mit vielseitigen Aufgabenstellungen. Der Kreis Herford unterstützt als familienfreundlicher Arbeitgeber die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Flexible Arbeitszeiten sind für uns selbstverständlich. Zum wiederholten Male wurde der Kreisverwaltung deshalb die Unternehmensauszeichnung "Ausgezeichnet Familienfreundlich" verliehen. Mit dem Betreuten Spielzimmer bieten wir zudem ein Betreuungsangebot für Beschäftigtenkinder außerhalb einer Regelbetreuung an.
Die Aufgaben des Kommunalen Integrationszentrums erstrecken sich schwerpunktmäßig auf die Koordination der auf die Integration und das Zusammenleben in Vielfalt bezogenen Aktivitäten und Angebote der kommunalen Ämter und Einrichtungen sowie der freien Träger vor Ort, auf die Netzwerkarbeit mit den verschiedenen Akteuren sowie die Umsetzung von integrationsfördernden Angeboten.
Das Kommunale Integrationsmanagement (KIM) ist als Organisationsentwicklungsprozess für alle Akteure in der Integrationslandschaft zu entwickeln. Die Zusammenarbeit und die Leistungserbringung in den Regelstrukturen soll gestärkt werden, und das rechtskreisübergreifend. Durch KIM sollen die bestehenden Strukturen vor Ort unterstützt und gestärkt werden.
Das Landesprogramm Kommunales Integrationsmanagement wird durch das Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration NRW (MKJFGFI) gefördert.
**Aufgabenbereich:**
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**Assistenz der Amtsleitung und Abteilungsleitungen:**
- Selbständige und eigenverantwortliche Organisation und Verantwortung des gesamten Bürobetriebs der Amtsleitung und ggf. der Abteilungsleitungen durch
- Telefondienst
- Posteingangs und -ausgangsbearbeitung
- elektronische Korrespondenz für die Führungskraft/-kräfte
- Kalenderverwaltung
- Terminverwaltung und -koordination
- Wiedervorlagen
- Informationsbeschaffung, -zusammenstellung und -sicherung
- Teilnahme an Besprechungen (tlw. mit Ergebnissicherung, Protokoll, Wvl., weitere Veranlassungen in die Wege leiten)
- Materialbeschaffung und -verwaltung
**Zuarbeit oder selbständige Tätigkeiten in verschiedenen Nebentätigkeiten des Fachamtes in Form einfacher Sachbearbeitung:**
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- Selbständige und eigenverantwortliche Veranstaltungsplanung von Fachtagen etc.
- Terminkoordination Muttersprachliche Assistenten
- Angebotseinholung (Referenten, Übersetzungsleistungen und anderen Dienstleitern)
- Organisation und Durchführung des Landes-Förderprogrammcontrollings
- Unterstützung der Abteilungsleitungen bei der Abwicklung der Auszahlungsanforderungen der Fördermittel (Mittelabrufe) über die Bezirksregierung Arnsberg
- Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren
- Unterstützung bei der Buchhaltung des KI-Budgets (Personal- und Sachausgaben)
- Betreuung der Geschäftsstelle Integrations- und Gleichstellungsausschuss
**Hinweis:**
Bei der Position im Kommunalen Integrationszentrum kann es aufgrund der Teilnahme am Integrations- und Gleichstellungsausschuss sowie der Unterstützung von Veranstaltungen zu Arbeitszeiten am späten Nachmittag bzw. frühen Abend kommen.
**Anforderungsprofil - das erwarten wir von Ihnen:**
- Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter bzw. Abschluss des Verwaltungslehrganges I oder
- abgeschlossene Ausbildung als:
- Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
- Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/-r
- Grundkenntnisse der Aufgabenbereiche des Fachamtes
- umfassende Fachkenntnisse der Standardanwendungen der MS-Office Produkte insb. Outlook, Word, Excel, Power-Point
- ggf. Kenntnisse weiterer Arbeitsplatzspezifischer Fachanwendungen
- hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit
- hohes Maß an Vertraulichkeit und Loyalität
- grundsätzliches Verständnis für die Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Kräften und der Hilfsorganisationen
**Wichtige Informationen für Sie:**
Die Vergütung erfolgt nach der **Entgeltgruppe 6 TVöD.**
Automatische Höhergruppierung in die Entgeltgruppe 8 TVöD nach zwei Jahren.
Die Kreisverwaltung Herford ist eine moderne Arbeitgeberin, bei der die Vielfalt der Beschäftigten ein wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung ist. Aus diesem Grund freuen wir uns, wenn sich auch Menschen mit Zuwanderungsgeschichte bei uns bewerben.
Die Stelle steht allen Bewerbenden offen unabhängig ihrer geschlechtlichen Identität.
Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht. Wir werden diese nach Maßgabe des Schwerbehindertenrechtes bevorzugt berücksichtigen.
Da es sich bereits um eine Teilzeitstelle handelt, ist eine weitere Untergliederung nicht möglich.
Fachliche Rückfragen beantwortet die jeweilige Amtsleitung. Kommunalen Integrationszentrum Frau Bibi (Tel.: 05221/13-1656).
Rückfragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Ihnen in der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung Herr Nunnenkamp, Tel.: 05221/13-18916.
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**Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!**
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Bitte nutzen Sie **bis zum 28.12.2024** die Online-Eingabemaske auf der Homepage unter www.kreis-herford.de/karriere.
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