Team Assistant (w/m/d)

Die Unternehmensberatung Munich Airport International GmbH, eine 100% Tochtergesellschaft der Flughafen München GmbH, bietet weltweit Management-, Beratungs- und Schulungsdienstleistungen für die Luftfahrtbranche an. Mit vier Tochter- und Beteiligungsgesellschaften beschäftigt MAI rund 100 hochqualifizierte Expert:innen und kann auf mehr als 125 erfolgreich abgeschlossene Projekte in über 45 Ländern zurückblicken. In unserem Headquarter am Münchner Flughafen arbeitet ein multikulturelles Team von ca. 70 Mitarbeitern täglich daran, unsere Mission zu verwirklichen: Indem wir unsere best practices weltweit weitergeben und uns aktiv an zukunftsweisenden Entwicklungen beteiligen, streben wir danach, die Luftfahrtindustrie in eine nachhaltigere Zukunft zu führen. Um bei der Erreichung dieser Mission zu unterstützen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Teamassistent in Teilzeit (Umfang 30-40 Stunden wöchentlich), welche:r in einem vielseitigen und dynamischen internationalen Arbeitsumfeld tätig werden möchte. In dieser Funktion stehen Sie allen Mitarbeiter:innen der MAI GmbH und deren Besucherinnen und Besuchern bei administrativen und organisatorischen Themen zur Seite.

Ihre Aufgaben

• Single Point of Contact: Unterstützung der Mitarbeiter:innen rund um Dienstreisen, insbesondere zu Dienstreiseanträgen, Erarbeitung und Mitteilung von landesspezifischen Reisevorschriften (z. B. Visum, Impfpflicht, …), Aktualisierung von Unterlagen und Beantragung von Business Visa

• Selbstständige Erledigung aller anfallenden administrativen Aufgaben im Sekretariat und der Teamassistenz inkl. Korrespondenz in Deutsch und Englisch

• Officemanagement (z. B. Bestellung von Büromaterial und sonstigem Bürobedarf für die MAI, Verwaltung der IT-Ausstattung, Bereitstellung der IT-Ausstattung für neue Mitarbeiter, Ab- und Ummeldungen, Schlüsselverwaltung) sowie Unterstützung bei Relocation Themen (z. B. Ausweisanträge, Behördengänge etc.)

• Verantwortung für den Besucherempfang, Gäste- und Kundenbetreuung sowie Unterstützung bei der Organisation von Delegationen (z. B. Beantragung von Besucherausweisen, Erstellung von Präsentation, Organisation von Shuttle-Service)

• Bearbeitung diverser Formulare und Legalisierungen sowie Beglaubigungen (z. B. Vorbereitung von Notarterminen),

• Abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einem internationalen Team

• Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit inklusive Mobile Office Möglichkeiten

• Vergünstigte Einkaufsmöglichkeiten und Nutzung des internen AirportReiseService zur Buchung von Urlaubsreisen und Flügen

• Zahlreiche Zusatzleistungen, wie Verpflegungszuschuss für die Nutzung in den Kantinen und Restaurants am Flughafen, Jobbike und Shopping Voucher

  Diese Stelle ist online seit: 09.10.2023

Ihr Profil

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind aufgrund der Unternehmenssprache Englisch notwendig, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind ein Pluspunkt.

• Sicherer Umgang mit den M365-Anwendungen (Word, Outlook, Teams, Excel, PowerPoint,) gehören zu Ihrem Handwerkszeug.

• Sie arbeiten gerne in einem dynamischen Team und werden durch Ihr kommunikatives Geschick und interkulturelle Kompetenz schnell zu einem geschätzten Teammitglied.

• An stressigen Tagen, bewahren Sie stets einen kühlen Kopf und meistern durch Ihre selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit gezielter Priorisierung und Organisation Ihrer Aufgaben solche Phasen erfolgreich.

• Diskretion und Loyalität sowie Sorgfältigkeit und Verlässlichkeit setzen wir in dieser zentralen Team-Schnittstelle voraus.

• Der Führerschein der Klasse B und Sie sind mit einer gesetzlich vorgeschriebenen Zuverlässigkeitsprüfung einverstanden.