Assistenz (m/w/d) im Büro des Präsidiums (in Teilzeit)

• Terminmanagement: Sie koordinieren interne und exter­ne Termin­anfragen, pflegen den Terminkalender der Präsi­dentin und stellen dessen Aktuali­tät sicher.
• Büroorganisation: Sie übernehmen allge­meine Assistenz­aufgaben wie die Bearbei­tung von Posteingängen, das Ertei­len von Auskünf­ten sowie die Verwal­tung von Korres­pondenz.
• Sitzungsvorbereitung und Protokoll­führung: Sie begleiten Gremien­sit­zungen organisatorisch (Senat, Hochschulrat, Hoch­schul­leitung), erstellen Unterlagen und führen Protokolle.
• Veranstaltungsmanagement: Sie unter­stützen bei der Organi­sation von Veran­stal­tungen, Bespre­chun­gen und hochschul­internen Termi­nen.
• Berufungsverfahren: Sie koordinieren adminis­trative Abläufe bei Berufungs­verfahren, planen Sitzungs­termine und organi­sieren Probe­lehr­veranstal­tungen.
• Unterstützung bei Sonderthemen: Sie arbeiten eng mit der*dem persön­lichen Referent*in der Präsidentin und der Hoch­schul­leitung zusammen und unter­stützen bei Bedarf sowie bei Sonder­aufgaben.

Für diese Aufgabe sucht die Hochschule eine selbstständige und organisations­starke Persönlich­keit mit folgenden Anforderungen:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungs­nahe Aus­bildung (z. B. Verwal­tungs­fach­angestellte*r [m/w/d], Kauffrau*Kauf­mann [m/w/d] für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifi­kation sowie einschlägige Berufs­erfahrung im Assistenzbereich.
• Sie besitzen eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucks­fähigkeit in deutscher Sprache; gute Englisch­kenntnisse runden Ihr Profil ab.
• Sie verfügen über sichere Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwen­dungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und beherr­schen das Tast­schreiben routiniert.
• Eine strukturierte, präzise und lösungs­orientierte Arbeits­weise sowie ein hohes Organi­sations­geschick sind für Sie selbst­verständlich.
• Sie sind in der Lage, Prioritäten zu setzen, und behal­ten auch in heraus­fordernden Situa­tionen den Über­blick.
• Sie zeichnen sich durch soziale Kompetenz, Team­fähigkeit und Diskretion aus, treten souve­rän sowie professio­nell auf und sind sensibel für ein ausge­wogenes Verhält­nis von Nähe und Distanz.

Ihr Arbeitsplatz liegt im zentra­len Kunst­areal der Landes­hauptstadt München, geprägt von einem akade­mischen, künstle­rischen und inter­nationalen Arbeits­umfeld. Die unbe­fristete Teil­zeit­stelle umfasst 75 % und richtet sich nach den Bestim­mungen des Tarif­vertrages für den öffent­lichen Dienst der Länder (TV-L). Die Vergütung erfolgt, bei Erfüllung aller Voraussetzungen, nach Entgeltgruppe 8 TV-L. Nähere In­for­ma­tionen zum Gehalt finden Sie hier.

Was Sie von uns erwarten können:

• Sie profitieren von den gängigen Sozial­leistungen des öffent­lichen Dienstes (z. B. betriebliche Zusatz­versor­gung [VBL]), nebst vielfältigen Fort­bildungs­angeboten.
• Homeoffice ist partiell grundsätzlich möglich.
• Wir bieten die Möglichkeit zur Verwendung des Angebotes JobBike Bayern sowie vergüns­tigte Jobtickets für den öffentlichen Personen­nahverkehr.
• Als Bedienstete*r (m/w/d) der staatlichen Münchner Hoch­schulen steht Ihnen die Nutzung des abwechslungs­reichen Angebotes der ZHS (Zentraler Hoch­schulsport München) zur Verfügung.
• Wir bieten die Nutzung der hauseigenen Kantine.
• Darüber hinaus ermöglichen wir Ihnen die Nutzung eines abwechslungs­reichen Programms künstlerischer Veranstal­tungen der HMTM.

Wir freuen uns auf alle Bewerbungen unabhängig von Alter, Geschlecht, eth­nischer und kultureller Herkunft, Reli­gion, Welt­anschau­ung, sexu­eller Orien­tierung und Identi­tät. Die Stelle ist für die Beset­zung mit schwer­behinderten Men­schen geeignet. Bewerbende mit einer Schwer­behinde­rung werden bei ansonsten im Wesent­lichen gleicher Eignung, Befähigung und fach­licher Leistung bevorzugt berück­sichtigt.