Assistent:in (w_m_d) in den Büros der Leitungsebene

Ihr Aufgabengebiet:

• selbstständige Koordination und Organisation des administrativen Tagesgeschäfts und institutsweiter Services, z.B. Termin-/Reisemanagement, Bearbeitung postalischer und elektronischer Korrespondenz, Ablagemanagement, Bestellung und Überwachung von Verbrauchsmaterialien, Raumorganisation, Datenpflege, Systematisierung und Pflege des Archivs
• Korrespondenz und Kommunikation in Deutsch und Englisch, Übersetzung und Bearbeitung fremdsprachlicher Texte, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Dokumentationen und der Einhaltung von Fristen und Terminen
• Vorbereitung von unterschriftsreifen Schriftstücken und Dokumenten (englisch/deutsch)
• Vor- und Nachbereitung von Meetings und Workshops sowie Veranstaltungen mit externen Gästen inkl. der Erstellung von Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Protokollführung, Gästeempfang, technische Betreuung für den/die Direktor:in, Stabsbereiche und Gremien
• Koordination von Personalvorgängen und Unterstützung beim Onboarding
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Recherche und Aufbereitung von Informationen für den/die Wissenschaftliche:n Direktor:in, Stabsbereiche und Gremien
• Unterstützung bei LayOut und Druck von Publikationen aus der RIFS Schriftenreihe, Abstimmung mit externen Dienstleistern, Fristenkontrolle und Lektorat

Ihr Qualifikationsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung, idealerweise als Fremdsprachen- oder Europasekretär:in, Managementassistent:in oder eine gleichwertige Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Nachweis des B2 Niveaus ist zwingend erforderlich)
• mehrjährige Erfahrung im professionellen Sekretariatsmanagement und/oder Assistenztätigkeit, idealerweise in einer wissenschaftlichen Einrichtung
• ein vorausschauendes, ergebnisorientiertes Denkvermögen gepaart mit Einsatzfreude und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine dienstleistungsorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook), idealerweise erste Erfahrungen mit SAP
• der Umgang mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen, Interesse an der Betreuung eines großen dynamischen Teams ist etwas worauf Sie sich besonders freuen

Wir bieten Ihnen:

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• einen Arbeitsplatz am RIFS Campus, Helmholtzstraße 5 in Potsdam, mit einer guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Startdatum: nächstmöglich Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Verlängerung)

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Arbeitsort: Potsdam

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