Ihre Aufgaben
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Selbstständige Organisation der Sekretariatsaufgaben des Amtes, die Terminüberwachung und -koordinierung der Amtsleiterin
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Postbearbeitung
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Erledigung sonstiger organisatorischer Aufgaben des Amtes
Abrechnung der mit Dienstreisen verbundenen Aufwendungen (Reisekosten) nach Bundesreisekostengesetz und Trennungsgeld - VO
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Mitwirkung bei der Planung von Reisekosten
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Prüfung und Bearbeitung des Anspruches auf Reisekostenvergütung nach Art der Reisekostenerstattung 1
Koordinierung des Verfahrens zur Telearbeit
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Schnittstelle und Koordination des Verfahrens lt. Anlage 1 zur DV über die Erbringung von Arbeitsleistungen in mobiler Arbeit
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Bündeln der Anträge auf Abschluss einer Telearbeitsvereinbarung von Mitarbeitern
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Prüfen auf Vollständigkeit der Unterlagen
LOB - Angelegenheiten
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Einrichtung des Programms nach Ämtern und Beschäftigten (Leistungsrechner)
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Prüfung der Vollständigkeit der Eingabe der Ämter
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Ermittlung des Gesamtbudgets
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Voraussetzungen prüfen und Ansprüche berechnen
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Vorbereitung der Zahlbarmachung des LOB nach Ämtern und Beschäftigten
Unterstützung bei der Haushaltssachbearbeitung
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Mithilfe bei der HH-Planung
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Betreuung des Rechnungsworkflows
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Erledigung von Aufgaben aus dem Bereich der Haushaltsdurchführung im Vertretungsfall
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sonstige Aufgaben in Abstimmung mit der HH-Sachbearbeiterin
Ihr Profil
Gesucht wird eine verantwortungsbewusste und einsatzfreudige Persönlichkeit, die belastbar ist und neben guten fachlichen Kenntnissen über ein sicheres und freundliches Auftreten verfügt sowie selbstständig und konfliktfähig arbeiten kann., Erforderlich ist:
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ein Abschluss als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder ein Abschluss im Beschäftigtenlehrgang I oder eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (z.B. Justizfachangestellter (m/w/d), Sozialversicherungsfachangestellter (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellter (m/w/d, Notarfachangestellte (m/w/d)) oder
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eine abgeschlossene Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann (m/w/d) oder
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abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) (oder vergleichbare Ausbildung) mit Berufserfahrung im Bereich Reisekostenabrechnung
Erwünscht sind:
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Berufserfahrungen im Bereich der Assistenz von Führungskräften
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Rechtskenntnisse in BRKG, TGV, TVAöD-BBiG, TVAöD-Pflege, RUkTgVO LSA, BesVersEG LSA
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gutes Zahlenverständnis
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sicherer Umgang mit Microsoft Office
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gute Kenntnisse im Bereich Orthografie und Grammatik
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hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Kompetenz und Organisationsgeschick
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zuverlässiges, freundliches und souveränes Auftreten und Teamfähigkeit
Alle interessierten Personen werden gebeten, auf jeden Punkt des Anforderungsprofils einzugehen.
Wir bieten Ihnen
Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (39 h/Wo.), die mit der Entgeltgruppe 6 TVöD bewertet ist.,
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Beruf und Familie: ein familienfreundliches und modernes Arbeitsumfeld, ein interessantes und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld, flexible Arbeitszeiten
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Finanzen: betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen, Jahressonderzahlung und die Möglichkeit einer zusätzlichen leistungsorientierten Bezahlung
Kontakt
Frau Kießling, Amt für Personal und Organisation, Tel.: 03464 535 2302