Team Lead Event Support Specialist (all genders) - Vollzeit oder in Teilzeit, befristet auf 2 Jahre

Herzlich willkommen bei Abbvie! Als Teil eines internationalen Unternehmens mit ca. 50.000 Mitarbeitern weltweit und rund 3.000 Mitarbeitern in Deutschland hast du die Möglichkeit, eng mit uns zusammenzuarbeiten, um die gesundheitlichen Herausforderungen von morgen zu meistern. Du hast eine Leidenschaft für die Verbesserung der Gesundheitsversorgung auf der ganzen Welt? Du möchtest dein Fachwissen einsetzen, um die Lebensqualität von Patienten zu verbessern? In einem herausfordernden Arbeitsumfeld, dass dir die Möglichkeit bietet, deine eigenen Fähigkeiten zu erweitern und zu entwickeln? Dann bist du bei uns richtig!

Ihre Aufgaben

Du leitest das Event Support Team, bestehend aus internen und externen Mitarbeitern, sowohl disziplinarisch als auch fachlich. Gleichzeitig bist du Teil des Teams und übernimmst operative Aufgaben.

Du bist Ansprechpartner für Kollegen bei der operativen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Dein Fokus liegt auf der sachgemäßen Anlage, Bearbeitung und Dokumentation der Veranstaltung in Systemen und Einhaltung der Prozesse. Dabei hast du engen Austausch mit Kollegen, externen Dienstleistern und Kunden.

Hier bringst du viel in Bewegung:

• Disziplinarische und fachliche Leitung des Event-Teams und Verantwortung für dessen Weiterentwicklung

• Kompetenter Ansprechpartner und sach- / fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Units mit Innen- und Außendienst)

• Erstellung und Management von Veranstaltungsdokumentation im System

• Recherche von Hotels, Terminkoordination, Beauftragung und Abrechnung

• Überprüfung der Einhaltung von Compliance-Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben

• Kommunikation mit Kunden (intern wie extern)

• Sicherstellen und überwachen der benötigten Dokumentation und Genehmigungen.

• Erstellen von Reportings für Veranstaltungs-Initiatoren innerhalb AbbVie

• Reisekostenabwicklung: Überprüfen auf Richtigkeit und Vollständigkeit

• Enge Zusammenarbeit mit Event-, Finanz- und Compliance-Abteilung

• Monatliche Messung der KPI Performance und Analysen zur Optimierung von Arbeitsabläufen

• Mitarbeit oder Übernahme von Sonderprojekten außerhalb Ihrer Linienaufgabe (situativ)

• Schulung von neuen Mitarbeitern zum Prozess

Ihr Profil

Du liebst Details, insbesondere, wenn es um Prozesse und Dokumente geht, überblickst Zusammenhänge und trägst aktiv dazu bei, diese mit Kollegen zu teilen. Deine hohe Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, dein Verständnis für Compliance-relevante Sachverhalte und deine guten kommunikativen Fähigkeiten helfen dir bei deinen Aufgaben rund um Vertrags- und Projektdokumentation.,

• Vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbaren Position

• Führungserfahrung, ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit

• Fähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern

• Fähigkeit, relevante Richtlinien und gesetzliche Vorgaben zu befolgen und deren Umsetzung zu gewährleisten

• Hohes Engagement, Kunden- und Servicementalität

• Fähigkeit empathisch, effektiv und durchsetzungsstark zu kommunizieren

• Zuverlässige und akkurate Arbeitsmethoden sowie ein Auge für Details

• Fähigkeit, flexibel und eigeninitiativ in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten

• Flexibilität, hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.

• Gute Kenntnisse der digitalen Arbeitswelt sowie die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubilden

• Sehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware. Kenntnisse in weiteren digitalen Tools sind von Vorteil.

• Sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen

Wie wir gemeinsam Großes bewegen:

• mit einem diversen Arbeitsumfeld, wo du Wirkungen erzielen kannst

• mit einer offenen Unternehmenskultur

• mit einer attraktiven Vergütung

• mit einem intensiven Onboarding durch einen Mentor

• mit flexiblen Arbeitsmodellen für eine gesunde Work-Life-Balance

• mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement mit umfassenden Gesundheits- und Bewegungsprogrammen

• mit betrieblichen Sozialleistungen

• mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten in einer internationalen Organisation

• mit hochkarätigen, attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten

• mit einem starken, internationalen Netzwerk

Kontakt

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