Assistant to VPs & Project Coordination Manager (all genders)

Electrola/Better Now Records - Universal Music GmbH 30.10.2024 Universal Music ist Marktführer im Musikgeschäft. Zu unseren Labels zählen die bekanntesten Marken der Musikwelt. Als Zuhause zahlreicher lokaler und internationaler Künstler:innen steht Universal Music für über 100 Jahre Musikgeschichte aus allen Genres. Unsere Erfolge verdanken wir unserer Liebe zur Musik, einzigartigen Artists und unserem großartigen Team.

ELECTROLA ist eines der traditionsreichsten und erfolgreichsten Labels in Deutschland ab 2025 mit Sitz in Berlin und führend im MOR & Party Segment. Viele der erfolgreichsten Stars ihrer Zeit wurden im Laufe der bald 100 jährigen Geschichte durch das Label betreut, darunter so schillernde Persönlichkeiten wie die Comedian Harmonists, Benny Goodman und Marlene Dietrich. Auch heute zeichnet sich die ELECTROLA u.a. durch die Vielfalt ihres Künstler:innenportfolios aus: Im MOR-Segment als Schwerpunkt des Labels zählen u.a. Roy Bianco & die Abbrunzati Boys, Santiano, Maite Kelly, Reinhard Mey, Howard Carpendale. Im Party-Genre zählen mit Mia Julia, Julian Sommer & Lorenz Büffel ebenso die größten deutschen Acts zum Electrola-Roster. BETTER NOW RECORDS wurde im Jahr 2019 als Pop Label gegründet und ist eines der aufstrebenden Labels für junge Pop-Künstler bei Universal Music GmbH. Auf dem Label veröffentlichen u.a. die Künstler:innen Nemo, twenty4tim, Marcus & Martinus, Luana, Nathan Evans, Malik Harris, Mike Singer & Alexander Eder.,

• Creativity - Home to Artists, Innovators and Entrepreneurs.

• Connection - We are ONE team.

• Passion - Music is our first love.

• Responsibility - It's up to us.

• Diversity - Music is universal.

• Factuition - Guided by head AND heart.

  Unsere Benefits - weil Du uns wichtig bist:

• Spüre die Musik! - Dank eines Konzertkartenbudgets, Streaming Gutscheinen, Rabatte auf Tonträger und Merchandise sowie verschieden internen Veranstaltungen

• Sei flexibel! - Durch unser hybrides Arbeitsmodell bist Du flexibel und findest stets Raum für kreative Kollaboration und Begegnungen; Dir stehen bis zu 10 mobile Arbeitstage je Monat zur Verfügung

• Zeit zum Durchatmen! - Du bist mehr als Dein Job - profitiere von 30 Urlaubstagen sowie bis zu 10,5 weiteren freien Tagen im Jahr

• Sei mobil! - Bewege Dich nachhaltig durch die Hauptstadt dank Vergünstigungen bei der BVG (öffentlicher Nahverkehr) und unserem Job-Rad Leasing Angebot

• Wachse mit uns! - Entwickle Dich durch diverse Weiterbildungsangebote stetig weiter

• Achte auf Dich! - Erhalte Support für alle Herausforderungen des Lebens - beruflich wie auch privat - durch unternehmensunabhängige Beratungs- und Coaching-Angebote, Universal Music setzt sich als großes und weltweit tätiges Unternehmen für gelebte Vielfalt und gegen Diskriminierung ein. Wir möchten, dass die Vielfalt, die unsere Künstler:innen durch ihre Musik und Individualität verkörpern, auch in unseren Teams zum Ausdruck kommt. Wir verpflichten uns der Chancengleichheit und geben jeder Person den Raum, sie selbst zu sein und sich zu entfalten - unabhängig von Alter, (sozialem) Geschlecht, Aussehen, Herkunft, Glauben, Beeinträchtigungen oder sexueller Orientierung. Solltest Du hinsichtlich einer Bewerbung unsicher sein, wenn Du Beeinträchtigungen oder besondere Bedürfnisse hast oder Du bspw. nicht 100% der Anforderungen erfüllst, möchten wir Dich ermutigen, es dennoch zu versuchen! #YOUatUMG

Ihre Aufgaben

• Du unterstützt als Assistant die zwei Vice Presidents und das gesamte Label Electrola bei organisatorischen Themen

• Für die Vice Presidents übernimmst Du außerdem das Office Management - dazu zählen u.a.: Terminmanagement, Reiseplanung und -abrechnung, Erstellung von Präsentationen, Überwachung von Deadlines

• Du übernimmst die Einarbeitung und Betreuung von Werkstudent:innen und Praktikant:innen

• Du unterstützt zudem die Product Manager:innen und A&Rs bei der Veröffentlichung von Themen

• Du überwachst und koordinierst alle mit den Veröffentlichungen im Zusammenhang stehenden Termine und Aktivitäten - dazu zählt auch die Organisation aller relevanten Daten für die Veröffentlichungen und Anmeldung der Produkte in allen entsprechenden unternehmensinternen Systemen

• Du beauftragst die Erstellung von Artwork, Texten und Promotionmaterial in Abstimmung mit dem/der Product Manager:in und aktualisierst diese regelmäßig

• Du koordinierst Reisen zu Videodrehs, Fotoshootings und Veranstaltungen wie Listeningsessions

• Als Schnittstelle nach In- und Extern versorgst Du alle relevanten Ansprechpartner:innen mit notwendigen Informationen, pflegst Kontakte zu Managements, Künstler:innen, Geschäftspartner:innen und übernimmst teilweise auch die Künstler:innenbetreuung

• Administrative Tätigkeiten, wie Rechnungserstellung und -bearbeitung, Masterorganisation und Masterversand, Archivierung der Master von Veröffentlichungen gehören ebenso in Deinen Aufgabenbereich

Ihr Profil

• Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium im Bereich Marketing / Medien / Kommunikation oder über eine kaufmännische Ausbildung

• Du konntest bereits erste Erfahrungen als Assistenz oder im Office Management sammeln und hast im Idealfall bereits erste Einblicke in die Musikbranche erhalten

• Mit den MS-Office Programmen bist Du vertraut und hast keine Schwierigkeiten, Dich in unternehmensinterne Systeme einzuarbeiten

• Du verfügst bereits über Erfahrungen im Umgang mit verschiedensten Persönlichkeiten

• Mit Deinen sehr guten Sprachkenntnissen in Deutsch und Englisch kommunizierst Du sicher in sympathischer Weise mit unseren Geschäftspartner:innen, Künstler:innen und Kolleg:innen

• Du begeisterst Dich für Musik aus den unterschiedlichsten Genres

  Deine Persönlichkeit ist gefragt:

• Deine Arbeitsweise ist organisiert und strukturiert

• In der Ruhe liegt die Kraft - Kurze Timings, eigenständiges Arbeiten und Prioritätensetzung bringen Dich nicht aus der Fassung - auch in unvorhergesehenen Situationen behältst Du stets einen kühlen Kopf

• Du liebst die Themenvielfalt, häufige Ablaufänderungen und kannst mit kurzen Deadlines umgehen

• Du bist ein:e absolute:r Teamplayer:in und gewinnst aufgrund Deines integrativen, empathischen und kommunikativen Wesens schnell das Vertrauen der Kolleg:innen und Partner:innen

• Du besitzt ein sicheres Auftreten im Umgang mit Künstler:innen, Medienpartner:innen, Managements sowie Geschäftspartner:innen

• Diskretion und Loyalität stehen für Dich an oberster Stelle

• Proaktives, mitdenkendes und vorausschauendes Arbeiten zeichnen Dich aus