25 - 30 h pro Woche, Teilzeit, ab sofort
Das Institut für Psychologische Psychotherapie und Beratung Berlin e.V., Jenaer Str. 7, 10717 Berlin bildet Psychologische Psychotherapeut:innen theoretisch und praktisch aus und organisiert hierfür seit vielen Jahrzehnten sowohl einen umfassenden Lehr- als auch eigenen Ambulanzbetrieb. Das Team der Geschäftsstelle besteht aus acht engagierten Mitarbeiter:innen, die rund um die Bereiche Empfang, Lehre und Abrechnung mit den Krankenkassen tätig sind.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die als Office Manager:in und Empfangsprofi für unsere Patient:innen und Auszubildenden gleichermaßen da ist und unser Front Office sowie das Büromanagement organisiert.
Das sind Ihre Aufgaben:
Sie begrüßen unsere Patient:innen und sind die zentrale Kontaktperson für unsere Auszubildenden, leiten deren Anliegen weiter und helfen ihnen bei organisatorischen Fragen und Anliegen.
Sie kümmern sich zuverlässig um den Posteingang und -ausgang sowie die Prüfung und Bearbeitung eingehender Rechnungen. Sie nehmen Telefonate entgegen und leiten diese weiter.
Sie achten auf Ordnung und Sauberkeit in den Büro- und Behandlungsräumen durch regelmäßige Rundgänge und sorgen so für ein angenehmes Umfeld. Für die regelmäßig stattfindenden Institutssitzungen bereiten Sie die Räume vor.
Bei kleineren IT-Problemen leisten Sie erste Hilfestellung und koordinieren Reparaturen und Wartungen in Absprache mit externen Dienstleistern.
Sie bestellen und verwalten Büro - und Verbrauchsmaterialien, füllen Bestände auf und sorgen so für reibungslose administrative Abläufe.
Das bringen Sie mit:
Ein verbindliches und serviceorientiertes Auftreten sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, persönlicher Integrität und Organisationstalent.
Kommunikationsstärke und Freude daran, als Ansprechpartner:in für Auszubildende und Patient:innen zur Verfügung zu stehen.
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement, Praxismanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management, idealerweise in einem Praxis- oder klinischen Umfeld. Wir freuen uns auch über die Bewerbung von motivierten Quereinsteiger:innen!
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und ggf. Erfahrung mit Praxisverwaltungssoftware.
Was wir bieten:
Eine freundliche, wertschätzende Arbeitsumgebung mit einem professionellen und engagierten Team.
Strukturierte Einarbeitung und Unterstützung durch das gesamte Team.
Fortbildungsangebote und regelmäßige Teamevents.
Faire Vergütung
Interessiert?
Wenn Sie sich angesprochen fühlen und Teil unseres Teams werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittsdatums an: gf@institut-fuer-ppt.de
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Doreen Seifert / Angelika Klepsch
Geschäftsführung
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