Teamassistenz RD5 (m/w/d)

Ihre Aufgaben umfassen:

Eigenständige und zuverlässige Büroorganisation sowie Unterstützung der Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, Übernahme von abteilungsübergreifenden Tätigkeiten:

Unterstützung der Abteilungsleitung:

• Selbstständiges Bearbeiten der allgemeinen Sekretariatsaufgaben wie Erledigung von Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie des anfallenden Schriftwechsels, Konferenzraumverwaltung, Empfang von Gästen, Unterstützung bei ad-hoc-Anfragen
• Vor- und Nachbereitungen von Besprechungen und Meetings, Aufbereitung von Unterlagen, Recherchen und Zuarbeiten für die Abteilungsleitung (u.a. Mitwirkung bei Berichten, Organisation von Sitzungen, Abteilungstreffen u.ä.)
• Reiseorganisation für die Abteilungsleitung und für Gäste
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Übernahme von Abteilungsübergreifenden Tätigkeiten:

• Umsetzung von Personalprozessen, wie z.B. Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen u.a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, Beantwortung von Anfragen seitens des Personalreferats,
• Sicherstellung der Zeiterfassung für Projektmitarbeitende,
• Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen und Unterstützung internationaler Beschäftigter in Kooperation mit dem Welcome Center,
• Pflege der Publikationsdatenbank und Verwaltung der Abteilungs-Bibliothek
• Planung und Organisation interner Veranstaltungen

Sie verfügen über:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder vergleichbarer Abschluss
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise in einer Forschungseinrichtung
• Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift in deutscher sowie englischer Sprache

Wir erwarten von Ihnen:

• Eine selbständige Arbeitsweise und Eigeninitiative
• Methodisches und systematisches Vorgehen
• Strukturiertes und zielorientiertes Denken
• Die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten
• Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze
• Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation
• Teamfähigkeit

Wir bieten:

• Die Arbeit in einem engagierten, motivierten und diversen Team
• Die Möglichkeit, an der Bewältigung der Herausforderungen des Klimawandels und unserer gemeinsamen Zukunft aktiv mitzuwirken
• Eine offene und kommunikative Institutskultur
• Einen attraktiven Arbeitsplatz auf dem EUREF-Campus in Berlin-Schöneberg
• Die Möglichkeit zeitlich flexibel und mobil zu arbeiten
• Ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder zum Deutschland-Ticket Job.