Vorstandsassistenz (m/w/d) mit Sachbearbeitungsaufgaben

Welche Aufgaben Sie erwarten:

• Sie unterstützen gemeinsam mit einer Kollegin den Vorstand im operativen Tagesgeschäft
• Sie erfüllen eine Schlüsselfunktion und sind Ansprechpartnerin (m/w/d) des Forschungsinstituts im Namen des Vorstands besonders für unsere Gastwissenschaftler*innen aus aller Welt
• Sie übernehmen die selbständige Sachbearbeitung der Dienstreisen im DRFZ (dies umfasst die Prüfung der Genehmigung und die Abrechnung der Reisekosten)
• Sie bereiten selbstständig verschiedenen Besprechungen vor und nach, bearbeiten Entscheidungsvorlagen und Beschlussdokumentationen, inkl. Recherche und Korrespondenz zu den entsprechenden Themen vornehmlich im Bereich der kaufmännischen Direktorin
• Übernahme von und Unterstützung bei Projekten des Vorstands
• Sie koordinieren und arbeiten mit verschiedenen Akteure bei der Erstellung von Berichten und achten auf die Einhaltung von Fristen,
• Sie unterstützen bei der Korrespondenz mit nationalen und internationalen Kooperationspartnern
• Darüber hinaus übernehmen Sie allgemeine Assistenzaufgaben.

Was wir bieten:

• Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle, vielseitige Tätigkeit, eine umfassende Einarbeitung (besonders falls Sie Quereinsteiger sind), sowie flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und ein tolles Team.
• Die Vergütung erfolgt gemäß TVöD-Bund Entgeltgruppe 9a.
• Einen hellen, freundlichen Arbeitsplatz in Berlin-Mitte

Was wir erwarten:

Als kommunikationsstarkes Organisationstalent zeichnen Sie sich durch eine dienstleistungsorientierte, verantwortungsvolle und proaktive Arbeitsweise aus. Zudem bringen Sie folgende Qualifikationen mit:

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Fremdsprachenkorrespondenz, Verwaltung oder abgeschlossenes Fachhochschulstudium und Berufserfahrung oder vergleichbare Qualifikation beispielsweise aus dem Hospitality-Bereich
• Selbstständiges, termingenaues und eigenverantwortliches Arbeiten
• Freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und sehr gute Englisch-Kenntnisse
• Hervorragende kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
• Flexibilität, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und Diskretion
• Sehr sicherer, selbständiger Umgang mit IT, insbesondere Microsoft Office
• Bereitschaft, sich ins Reisekostenrecht und dessen Anwendung einzuarbeiten.