Ihre Aufgaben
Der Personalrat ist die erste Anlaufstelle bzw. die Vertretung für die Belange der Beschäftigten in Technik und Verwaltung der Universität.,
- Vor- und Nachbereitung der Sitzungen und Besprechungen des Personalrates inkl. Protokollführung (40 %)
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Mitwirkung bei der Bearbeitung von Personalratsvorlagen
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Systematisieren, Organisieren und Verwalten der elektronischen Ordnerstruktur / Aktenablage
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Terminmanagement, Wiedervorlagen
- allgemeine Sekretariatsaufgaben (25 %), z. B.
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verwaltungsmäßige Betreuung des Büroteams und des Gremiums
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Nachhalten des Mittelabflusses im Rahmen der vorhandenen Haushaltsmittel
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Beschaffungsmaßnahmen, Buchung von Fortbildungen und Dienstreisen
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Rechercheaufgaben zu themenspezifischen Hintergrundinformationen / Einholen und Aufbereiten von relevanten Daten als Entscheidungsgrundlage für das Gremium (20 %)
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Anlaufstelle des Personalrates, insbesondere Erstkontakt und Vermittlung an die einzelnen Personalratsmitglieder bei Fragen der Mitarbeiter*innen (10%)
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Betreuung der Homepage / des Internetportals des Personalrats (5%)
Ihr Profil
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abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, o.ä.)
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vertiefte Erfahrung in der Führung eines Sekretariats oder in der Assistenz an verantwortlicher Stelle
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Erfahrungen im Umgang mit digitalisierten Prozessen
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sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen sowie versierter Umgang mit Internet-Tools und moderner Informationstechnologie
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Fähigkeit zum selbstständigen, sorgfältigen und strukturierten Arbeiten sowie Organisationsgeschick
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ausgeprägte Kommunikationskompetenz und Teamfähigkeit
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Verantwortungsbewusstsein, Serviceorientierung und Zuverlässigkeit
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sozial sensibles und kompetentes Verhalten im Umgang mit Menschen, auch in schwierigen Lebenslagen
Das wünschen wir uns
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Erfahrungen mit der Umstellung auf digitale Verwaltungsprozesse
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Erfahrung in der Pflege einer Homepage (Kenntnisse des CMS Roxen)
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Kenntnisse in SAP-SRM
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Vertrautheit im Umgang mit rechtlichen Bewertungen und deren Recherche
Wir bieten Ihnen
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Vergütung nach E9a TV-L
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befristet 31.05.2026 (§ 14 Abs. 1 Nr. 3 TzBfG)
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Teilzeit 50 %
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interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
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Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
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Vereinbarkeit von Familie und Beruf
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fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
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flexible Arbeitszeiten
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FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
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Möglichkeit einer befristeten Umsetzung für Beschäftigte der Universität Bielefeld
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gute Verkehrsanbindung
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betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
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kollegiale Zusammenarbeit
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offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
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spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
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modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
Kontakt
Bastian Doht 0521 106-4216 bastian.doht@uni-bielefeld.de
Anschrift Universität Bielefeld Dezernat Personal und Organisation Laura Spilker Postfach 10 01 31 33501 Bielefeld Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.