Teamassistenz * / Sekretariat Standort Hamburg

Ihre Aufgaben

• Du organisierst für die Kolleg*innen am Standort den Empfang und das Sekretariat samt Warenbestellungen (z. B. Büro- und Verbrauchsmaterialien) und Rechnungseingangsprüfung sowie Paketversand

• Die Bearbeitung des Geschäftsstellen-Postfachs sowie die Postverteilung in deiner Verantwortung

• Zudem bist du für die Kommunikation mit Dienstleistern und bei Bedarf für Koordination und Überwachung dieser bei Reinigung, Feuerlöschwartungen, Instandsetzungen o. Ä. zuständig

• Du bist bei Veranstaltungen vor Ort unterstützend für Bewirtung, Veranstaltungsplanung inkl. Raumbuchungsplanung zuständig

• Bei Bedarf unterstützt du bei Störungs- oder Schadensmeldungen (Kontaktaufnahme zum Hausmeisterin bzw. Gebäudebetreiberin)

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung oder ähnliche Qualifikation

• Du bist die gute Seele am Standort und dir machen administrative Aufgaben viel Spaß

• Die gängigen MS365-Tools, wie Word und Excel gehören zu deinem täglichen Werkzeugkoffer und du scheust dich auch nicht davor, kollaborative Tools, wie MS Teams oder Planner zu lernen und anzuwenden

• Sichere Deutschkenntnisse für Korrespondenz und Betreuung von Mitarbeiterinnen, Partnerinnen und Kund*innen, mindestens Level C2

• Idealerweise bist du täglich (oder montags - donnerstags) verfügbar, gerne die mögliche Verfügbarkeit bei Bewerbung angeben

Wir bieten Ihnen

• Vertrag auf geringfügiger Beschäftigung für mind. 8 - max. 10 Stunden / Woche

• Eine/n persönliche/n virtuelle/n Pat*in mit Beginn der Einarbeitung

• Die Möglichkeit regelmäßig Soft-Skills- und Sprach-Trainings in Anspruch zu nehmen

• Befristung auf zwei Jahre und 30 Tage Urlaub

• Offene Kommunikation mit Duz-Kultur auf allen Ebenen, Social Intranet und diversen Austauschformaten, z. B. Impulsvortragsreihe von und für Mitarbeitende sowie Kreativ-, Ruhe- und Sozialräume für Co-Working und konzentriertes Arbeiten

• Ein umfangreiches Angebot an Sozialleistungen, z. B. Angebote zur Gesundheitsförderung oder Sozialberatung

• Die Chance dir ein Netzwerk zu unseren Expert*innen aufzubauen