**Assistent*in der International Max Planck Research School (IMPRS) (m/w/d) in Teilzeit 28 Wochenstunden, Kennziffer 387**
Sie sind verantwortlich für die operative Unterstützung des Koordinators der IMPRS bei den organisatorischen und administrativen Aufgaben und stellen den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts sicher. Die Stelle ist befristet bis 30.06.2025.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung des Koordinators bei organisatorischen Aufgaben und der Terminplanung
- Organisatorische Begleitung der Bewerbungsverfahren
(Vorstellungsgespräche, Einladung der Bewerber*innen, Logistik für die Interview-Woche)
- Unterstützung von ausländischen Studierenden bei Ankunft und während des Aufenthalts in Heidelberg bei logistischen Fragen.
- Buchung von Hotel- und Gästezimmer für Bewerber*innen und Gäste
- Vorbereitung der Belege für die Reisekostenabrechnung
- Vorbereitung von Workshops und Assistenz bei der Durchführung (z.B. der Summer School)
- Erstellung und Aktualisierung von Informationsmaterial
- Selbständiges Formulieren von Briefen und Korrespondenzen in Deutsch und Englisch
- Anfertigen von Tabellen, Übersichten, Unterstützung beim Schreiben von Berichten
Ihr Profil:
Sie haben eine einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Fachkenntnisse im Assistenzbereich und konnten bereits Berufserfahrungen in einem internationalen Arbeitsumfeld sammeln, vorzugsweise in einer Forschungseinrichtung. Sie bringen sehr gute Deutschkenntnisse und professionelle, kommunikationssichere Englischkenntnisse mit. Fundierte Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürokommunikationstechnik, Windows, Office-Programmen und Webanwendungen setzen wir voraus. Sie zeichnen sich durch eine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise, Engagement, Diskretion und diplomatisches Geschick, sowie selbständige Arbeitsweise aus. Einen besonderen Wert legen wir auf Teamgeist, Zuverlässigkeit, interkulturelle Kompetenz und Serviceorientierung, sowie Verhandlungsgeschick, verbunden mit einem sicheren und verbindlichen Auftreten.
Wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld.
- Die Bezahlung erfolgt entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst TVöD (Bund) bis EG 9a.
- Zusätzliche Altersvorsorge (VBL) und Sozialleistungen vergleichbar zum öffentlichen Dienst
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Die Arbeitszeit kann flexibel gestaltet werden unter Berücksichtigung von festen Terminen, z.B. während der Summerschool oder des Auswahlverfahrens für Doktorand*innen
- Zuschuss zum Jobticket
- Bei Bedarf Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungseinrichtungen
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Die MPG strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns ein wichtiges Anliegen.
Bei Fragen zur Chancengleichheit wenden Sie sich bitte an die Gleichstellungsbeauftragten, ([equality@mpia.de](mailto:equality@mpia.de)) zum Thema Schwerbehinderung an Ralf Launhardt ([rl@mpia.de](mailto:rl@mpia.de)). Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Onlinebewerbung.
Bei Fragen zur Chancengleichheit wenden Sie sich bitte an die Gleichstellungsbeauftragten ([equality@mpia.de](mailto:equality@mpia.de)),
zum Thema Schwerbehinderung an Ralf Launhardt ([rl@mpia.de](mailto:rl@mpia.de)).
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Onlinebewerbung.
Bitte bewerben Sie sich bis zum 20.12.2024 ausschließlich online unter folgendem Link: [Online Bewerbung](https://recruitingapp-5308.de.umantis.com/Vacancies/396/Application/CheckLogin/31?lang=gerger)
Weitere Informationen über das MPIA finden Sie unter [www.mpia.de](http://www.mpia.de/) bzw. über die IMPRS unter [https://www.imprs-hd.mpg.de/](https://www.imprs-hd.mpg.de/)
Erste telefonische Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr apl. Prof. Christian Fendt, 06221 582 387
Google Chrome
Mozilla Firefox
Microsoft Edge