Dekanatsassistenz Personal und Veranstaltungsmanagement (m/w/d)

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Ihre Aufgaben

• Prüfung von Anträgen auf Personalmaßnahmen inkl. Finanzierung auf Logik und Vollständigkeit sowie Unterstützung der Arbeitsbereiche in der Durchführung von Personalauswahlverfahren

• Vorbereitung und Unterstützung der Berufungsverfahren für Hochschullehrer:innen, insbesondere Bearbeitung von Anträgen der Institute auf Ausschreibung entsprechender Stellen, Ablauforganisation und -überwachung der Verfahren sowie Beratung aller Verfahrensbeteiligter bei Fragen (teilweise auch in englischer Sprache)

• Vorbereitung und Durchführung des Onboardings-Prozesses für neueingestellte Personen

• Veranstaltungsmanagement (z.B. für Verteidigungen, Graduierungsveranstaltungen, Antritts- und Abschiedsvorlesungen, Fakultätsentwicklungstage, Dies Academicus sowie selbst konzipierte Veranstaltungsformate) und Öffentlichkeitsarbeit der Fakultät (Konzeption und Erstellung von Plakaten, Flyern, Newslettern usw.), einschließlich Kostenkalkulation

• Bearbeitung von Teilaspekten vielfältiger Projekte, Konzepte und Berichte durch Informationsrecherche-, -aufbereitung und -auswertung

• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache, u.a. Führen der internen und externen Korrespondenz, Terminkoordinierung, allgemeine universitäre Verwaltungsvorgänge, Pflege der Fakultätswebseite

Ihr Profil

• abgeschlossene Ausbildung zur/ zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder als Verwaltungsfachangestellte:r (m/w/d) oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation

• mehrjährige Berufserfahrung vorzugweise in der öffentlichen Verwaltung wünschenswert

• fundierte Fachkenntnisse von relevanten Gesetzen und Verwaltungsvorschriften (z.B. SächHSG, HSDAVO, Kenntnisse relevanter Aspekte des Arbeitsrechts, Grundzüge des BGB (Allgemeiner Teil), Berufungs- und Tenure-Track-Ordnungen)

• Kenntnisse der Abläufe und des Aufbaus der Hochschulverwaltung von Vorteil

• anwendungsbereite gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse

• sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Programmen

• gute Auffassungsgabe und analytisches Denkvermögen, Koordinierungs- und Organisationsgeschick, Serviceorientierung

• selbständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit, gutes Kommunikationsvermögen und sicheres Auftreten

Wir bieten Ihnen

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

STELLENMERKMALE

• unbefristet

• 80 % einer Vollbeschäftigung

• vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 8 TV-L,

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Mobile Arbeit)

• flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf

• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten

• eine betriebliche Altersvorsorge

• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

Kontakt

Universität Leipzig Erziehungswissenschaftliche Fakultät Frau Dekanin Prof. Dr. Brigitte Latzko - persönlich - Marschnerstraße 31 04105 Leipzig

E-Mail: bewerbung.erzwiss@uni-leipzig.de, Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 253/2024 bis 18. Dezember 2024 an: Universität Leipzig, Erziehungswissenschaftliche Fakultät, Frau Dekanin Prof. Dr. Brigitte Latzko - persönlich - Marschnerstraße 31, 04109 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per E-Mail senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können., Ihre personenbezogenen Daten werden für sechs Monate nach Beendigung des Einstellungsvorgangs gespeichert und danach gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet. Die Einwilligung kann verweigert oder mit Wirkung auf die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In diesen Fällen ist eine Bearbeitung der Bewerbung durch die Universität Leipzig und damit eine Berücksichtigung im Bewerbungsverfahren nicht oder nicht mehr möglich. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Leipzig (dienstansässig: Augustusplatz 10, 04109 Leipzig) wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten.