# Sachbearbeiter*innen (w/m/d) Vorzimmer Dezernat II/III
Die Stellen sind frühestens zum 01.03.2025 zu besetzen.
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder
- abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Bürokommunikation oder eine vergleichbare dreijährige Ausbildung
- Wünschenswert sind Berufserfahrungen im Bereich Vorzimmer/Sekretariat
Ihr zukünftiger Aufgabenbereich
- Organisatorische Unterstützung des 1. Stadtrates/ Baudezernenten bzw. der 2. Stadträtin/ Sozialdezernentin in administrativen und strategischen Angelegenheiten
- Leitung und Betreuung von Besuchern und Gästen des jeweiligen Dezernats
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen, Sitzungen und Tagungen
- Schriftliche und telefonische Korrespondenz
- Büroorganisation einschließlich Abwicklung von Dienstreisen
- Verwaltung des Bürobedarfs und Bestellung von Materialien
- Bearbeitung von Post und E-Mail
- Aktenführung im Dokumentmanagementsystem
- Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten
- Vorbereitung von Präsentationen und Berichten
- Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen
- Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Kund*innen, Partner*innen und Kolleg*innen
- Planung und Buchung von Dienstreisen inkl. Erstellung von Reiseabrechnungen
Wichtige Kompetenzen
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Schnelle Auffassungsgabe von komplexen Sachverhalten
- Grundkenntnisse im Schleswig-Holsteinischen Kommunalrecht
- Grundkenntnisse in der Ablauforganisation einer öffentlichen Verwaltung
- Organisationsfähigkeit
- Ausgeprägtes Organisationstalent
- Vorausschauende Planung und Organisation des Büroalltags
- Fähigkeit, Termine und Meetings effizient zu koordinieren
- Planung und Begleitung von Veranstaltungen
- Ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung
- Kommunikationsfähigkeit
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
- Fähigkeit zur Kommunikation mit verschiedenen Interessengruppen (z.B. Behörden, Bauherren, Architekt*innen)
- Diskretion
- Hohe Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Absolute Loyalität gegenüber dem Dezernenten/der Dezernentin und Verschwiegenheit
- Selbstständigkeit und strukturiertes Arbeiten
- Selbständige Organisation von Arbeitsabläufen
- Umsichtige und gewissenhafte Arbeitsweise
- Systematisierte und strukturierte Arbeitsmethoden
- Soziale Kompetenzen
- Hohes Maß an Aufgeschlossenheit und positiver Ausstrahlung
- Teamfähigkeit und ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen
- Bereitschaft, in Vertretungsfällen Aufgaben der Vorzimmer der Oberbürgermeisterin und der Sozialdezernentin / des Baudezernenten zu übernehmen
- Ansprechpartner*in, „Gute Seele“ und Verbindungsstelle des Dezernenten/der Dezernentin zu den Amtsleitern der jeweiligen Dezernate
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Auf die Teilbarkeit der Stelle wird hingewiesen.
**Ansprechpartner*innen (fachbezogen)**
Dr. Christoph Magazowski, Erster Stadtrat, Tel. 040 / 535 95 - 213
Kathrin Rösel, Zweite Stadträtin, Tel. 040 / 535 95 - 162
**Ansprechpartner*in (allgemein)**
Jasmin Simon, Fachbereich Personal, Tel. 040 / 535 95 - 642
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