Assistent:in (w_m_d) für den wissenschaftlichen Bereich am RIFS

Ihr Aufgabengebiet:

• selbstständige Koordination und Organisation des administrativen Tagesgeschäfts und Services für die Forschungsgruppen, Bearbeitung postalischer und elektronischer Korrespondenz
• Korrespondenz und Kommunikation in Deutsch und Englisch, Übersetzung und Bearbeitung fremdsprachlicher Texte, Rechercheaufgaben
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Vorbereitung von unterschriftsreifen Schriftstücken und Dokumenten (Englisch/Deutsch)
• Unterstützung bei Vor- und Nachbereitung von Workshops sowie Veranstaltungen mit externen Gästen inkl. der Erstellung von Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Protokollführung, Gästeempfang, technische Betreuung
• Einführung von neuen Mitarbeitenden
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• in Drittmittelprojekten zusätzlich: Terminmanagement, Pflege der Website, Unterstützung bei Social Media

Ihr Qualifikationsprofil:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung, idealerweise als Fremdsprachen- oder Europasekretär:in, Managementassistent:in oder eine gleichwertige Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Nachweis des B2 Niveaus ist zwingend erforderlich)
• mehrjährige Erfahrung im professionellen Sekretariatsmanagement und/oder Assistenztätigkeit, idealerweise in einer wissenschaftlichen Einrichtung
• ein vorausschauendes, ergebnisorientiertes Denkvermögen gepaart mit Einsatzfreude und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine dienstleistungsorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point, Outlook), idealerweise erste Erfahrungen mit SAP
• der Umgang mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen, Interesse an der Betreuung eines großen dynamischen Teams ist etwas worauf Sie sich besonders freuen

Wir bieten Ihnen:

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• einen Arbeitsplatz am RIFS Campus, Helmholtzstr. 5 in Potsdam mit einer guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Startdatum: nächstmögllich Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Verlängerung)

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Arbeitsort: Potsdam

Zum Profil