Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung unseres Dienstleistungskreises New Business, speziell in den Bereichen PreSales, Ausschreibungen und Pitches.
Deine Aufgaben:
- Teams anlegen und verwalten: Unterstützung beim Aufbau und der Organisation von Teams für PreSales-Aktivitäten und Pitches.
- Dokumente raussuchen und verwalten: Recherche und Zusammenstellung von relevanten Unterlagen, Präsentationen und Informationen für Ausschreibungen und Angebote.
- Meetings planen und organisieren: Koordination und Vorbereitung von Meetings und Workshops für PreSales-Projekte, einschließlich der Erstellung von Agenden und Protokollen.
- Reminder und Deadlines überwachen: Unterstützung bei der Überwachung von Deadlines für Ausschreibungen und Projekten sowie das Setzen von Erinnerungen für das Team.
- Ausschreibungs-Portal-Management: Verwaltung von Ausschreibungsportalen, Bearbeitung von Bieterfragen und Sicherstellung der fristgerechten Abgabe von Angeboten.
- Formulare ausfüllen: Unterstützung beim Ausfüllen von Formularen für Ausschreibungen und PreSales-Prozesse.
- CRM Update: Pflege und Aktualisierung des CRM-Systems mit relevanten Kunden- und Projektdaten.
- Feedback einholen: Organisation und Dokumentation von Feedbackrunden nach Pitches und Projekten.
- Retro und Nachbereitung: Durchführung von Retrospektiven und Nachbereitung von Projekten zur kontinuierlichen Verbesserung.
- Vorlagen erstellen: Erstellung und Pflege von Vorlagen für Präsentationen, Diagramme und andere Materialien zur Unterstützung des PreSales-Prozesses.
Dein Profil:
- Erfahrung im Bereich Projektassistenz, idealerweise im New Business oder PreSales.
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise.
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel.
- Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen (Microsoft Dynamics).
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Wir bieten:
- Flexible Arbeitszeiten für eine ausgeglichene Work-Life-Balance bei einem der familienfreundlichsten Arbeitgeber Deutschlands
- Offene Kommunikation und wirklich flache Hierarchien zwischen allen Kolleg:innen der team neusta Gruppe
- Mobiles Arbeiten
- Kinderbetreuung sowie die Nutzung eines Eltern-Kind-Büros
- Umfangreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung (Soft Skills, Technologien, Plattformen und Methoden)
- Diverse Sport- und Eventangebote
- Eine betriebliche Altersvorsorge bei den neusta Versorgungswerken
- Möglichkeiten zum Bike-Leasing
- Ein hundefreundliches Büro
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