- **Empfang & Büroorganisation:**
- Begrüßung und Betreuung von Besuchern.
- Büroverwaltung und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Organisation der Paketverteilung.
- Verwaltung des Bürogebäudes und der Ausstattung am Standort Bremen.
- **Finanzielle & Administrative Unterstützung:**
- Unterstützung bei der Budgetplanung und Buchführung.
- Schnittstelle zwischen Verwaltung und Personalwesen
- **Projektunterstützung:**
- Überwachung der Einhaltung von Projektzeitplänen.
- Organisation und Koordination von Besprechungen und Terminen.
- Kommunikation mit Auftraggebern, Lieferanten, eigenem Personal, Freiberuflern, Reedern und Behörden.
- Unterstützung bei der Erstellung und Verteilung von Berichten sowie anderer projektbezogener Dokumente.
- Organisation von Crewwechseln, einschließlich Unterkünften und Transport.
- Planung und Organisation von Offshore-Kursen sowie medizinischen Untersuchungen.
- Prüfung eingehender Rechnungen (z. B. von Reedern, Unterkünften und Lieferanten).
- Koordination von Materiallieferungen an Schiffe.
### Ihr Profil
- Erfolgreicher Schulabschluss (z. B. Abitur oder vergleichbar).
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Büroorganisation oder Projektassistenz.
- Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift).
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich.
- Ausgeprägtes Organisationstalent, Zeitmanagement und Multitasking-Fähigkeiten.
- Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten.
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