Office Manager/in / Assistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Officemanagement: Organisation und Etablierung dauerhaft funktionierender Routinen für den reibungslosen Ablauf im Office

• Empfang: Sie sind der erste Ansprechpartner und das erste Gesicht für alle unsere Gäste vor Ort

• Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mails und die Führung von Telefonaten

• Projektmanagement: Planung und Koordination von Meetings sowie Projekten, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen

• Finanzverwaltung/Recht: Verwaltung von Rechnungen, vorbereitende Buchhaltung und die Kommunikation mit dem Steuerberater, Rechtsanwälten und dem Notariat

• Personalverwaltung: Unterstützung bei der Planung/Durchführung von Bewerbungsgesprächen, dem Onboarding neuer Mitarbeiter/innen sowie der Verwaltung von Personalakten

• Termin- und Reisemanagement: Koordination von Terminen, Buchung und Organisation von Geschäftsreisen

• Administration: Erstellen von Berichten, Präsentationen, Verfassen von Korrespondenzen, das Organisieren und Archivieren von Dokumenten sowie Dateien

• Kundenbetreuung: Verwaltung von Geschäftspartneranfragen sowie die Unterstützung des Vertriebsteams

Ihr Profil

• Sie verfügen über mehr als 3 Jahre Erfahrung in einer Verwaltungsposition im Assistenzbereich.

• Sie haben Ihre Ausbildung idealerweise im juristischen oder kaufmännischen Bereich erfolgreich abgeschlossen (z.B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte oder Bürokaufleute).

• Sie sind außergewöhnlich gut organisiert, proaktiv, selbständig, äußerst praktisch veranlagt und achten auf Details.

• Sie sind bereit, Ihre ausgeprägten Management- und Organisationsfähigkeiten einzusetzen und sind gleichzeitig sehr service- sowie lösungsorientiert.

• Sie ergreifen gerne die Initiative und übernehmen die Verantwortung für Aufgaben mit wenig Aufsicht.

• Sie können mit vertraulichen Informationen integer umgehen und wissen, dass Diskretion der Schlüssel ist.

• Sie kommunizieren klar und effektiv und sprechen fließend Deutsch, sowohl in Wort als auch in Schrift, Englisch ist wünschenswert.

• Sie verfügen über sehr gute PC-Kenntnisse (Office, Outlook, Word, Excel und PowerPoint).

Wir bieten Ihnen

• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

• Home Office in Absprache (nach erfolgter Einarbeitung)

• kostenlose Getränke

• die Möglichkeit, das Unternehmen mitzugestalten

• eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen und dynamischen Team

• einen modernen Arbeitsplatz

• eine gute Verkehrsanbindung

• ein Ticket für den ÖPNV/Fahrtkostenzuschuss

• Option auf ein E-Bike-Leasing